Sage's echoes

布局 2025：我的时间管理三原则

11分钟阅读

原文

摘要

文章作者分享了基于个人经验结合心理学、神经科学及管理学研究的三个时间管理原则，旨在帮助读者建立高效且可持续的时间管理体系，以从容完成重要事务并享受生活。

脉络

  1. 写在前面
    • 作者介绍自己对记录、整理、效率和生产力研究的热衷，并说明文章将分享其个人时间管理方法及详细步骤。
  2. 原则 1：根据能量等级，而不是优先级
    • 背景：传统时间管理方法如艾森豪威尔矩阵，虽被广泛采用，但作者认为其易引发焦虑，且以任务为中心，不完全适合个人。
    • 方法介绍
      • Step 1：能量等级记录
        • 将任务分为 E1（简单）、E2（需一定精力）、E3（耗费脑力）三种能量等级。
        • 记录一周内各时间段的能量等级，以确定何时适合完成何种任务。
      • Step 2：任务分批
        • 根据能量消耗对任务进行分类。
      • Step 3：任务填入对应时间块
        • 将待办任务按能量等级安排进日历或待办应用。
        • 要点 1：任务间留 10-15 分钟空闲时间，用于缓冲、完成零碎任务或调整状态。
        • 要点 2：尽量将同类型任务集中处理，避免任务切换导致的注意力分散。
        • 重要提示：在完成高脑力任务时，尽量减少干扰。
    • 相关工具和 Apps
      • 推荐使用印有竖版时间轴的计划本或全平台待办 app，如 Todoist（国外）和滴答清单（国内）。
  3. 原则 2：截止日期只是一个参考；掌控自己的时间
    • 背景：帕金森定律指出工作会膨胀以填满可用于完成它的时间，导致人们常拖延至截止日期前匆忙完成任务。
    • 方法介绍
      • 快速记录任务至收集箱，形成待办任务池。
      • 每周复盘时，根据能量级对新任务打标签，并提前安排任务至时间块，而非仅依据截止日期。
  4. 原则 3：力求完美是毒药，有时做事要 QUICK AND DIRTY
    • 背景：完美主义导致效率低下，汤姆·卡吉尔的「90-90 法则」说明提升工作精度随推进变得困难。
    • 方法介绍
      • 对于不确定性和创新性任务，采用「QUICK AND DIRTY」方式快速验证假设。
      • 阶段性汇报发现，及时调整方向或确认行不通的原因，优先获得大致成果以推进工作。
  5. 总结
    • 强调三个时间管理原则的重要性，即根据能量等级安排任务、将截止日期作为参考以及适时采用快速验证方法。
    • 指出时间管理的终极目标是更从容地完成重要事，找到适合自己的步调，享受生活过程。

关键概念与思想

1. 能量等级管理

  • 核心思想：根据个人在不同时间段的能量等级来安排任务，而非单纯依据任务的优先级。这种方法更注重个人的生理和心理状态，有助于提高工作效率和减少焦虑。
  • 关键概念：
    • E1（驾轻就熟）：简单任务，基本不用额外思考。
    • E2（需要一定程度的精力）：需要参与和讨论的任务。
    • E3（最耗费脑力）：需要仔细分析和决策的重要任务。

2. 任务分批与集中处理

  • 核心思想：将同一类型的任务集中处理，避免频繁切换任务导致的注意力分散和效率低下。这符合大脑的工作模式，能够减少“心理不应期”和“注意瞬脱”现象。
  • 关键概念：
    • 任务分批（Task Batching）：将类似任务分批处理，处理完成后进行短暂休息。
    • 心理不应期：任务切换时，大脑处理规则集混合，导致注意力分散。
    • 注意瞬脱：任务切换时，大脑信息过滤器更新，导致短暂的感官盲区。

3. 截止日期的灵活性

  • 核心思想：外人给定的截止日期只是一个参考，真正的高效工作在于主动规划和设定自己的时间限制，而非被动接受外部压力。这有助于提前完成任务，避免最后一刻的匆忙和压力。
  • 关键概念：
    • 帕金森定律：工作会膨胀以填满可用于完成它的时间。
    • 主动规划：快速记录任务至收集箱，每周复盘并提前安排任务，而非仅依据截止日期。

4. 快速验证与迭代

  • 核心思想：在面对不确定性和创新性任务时，采用“QUICK AND DIRTY”方法快速验证假设，优先获得大致结果，及时调整方向。这有助于提高效率，避免完美主义导致的低效和拖延。
  • 关键概念：
    • 90-90 法则：将工作从 0 分做到 90 分所需的时间，与从 90 分提升到 99 分所需的时间相当，从 99 分到 100 分也需要相同的时间。
    • 阶段性汇报：用 15-30 分钟将发现贴进文档，附上简短说明，及时与相关方沟通。
    • 快速推进：优先获得大致结果，继续向前推进工作，而非纠结于完美。

5. 时间管理的终极目标

  • 核心思想：时间管理的终极目标不是榨干每一分钟，而是让我们能够更从容地完成重要的事，从自身出发，找到合适自己的步调，享受生活的过程。
  • 关键概念：
    • 从容完成重要事：通过合理的时间管理，减少焦虑，提高生活质量。
    • 找到适合自己的步调：根据个人的能量等级和任务特性，制定个性化的时间管理策略。

个人感想与反思

Elaine_Qiu的方法强调从个人出发，而不是机械地按照任务优先级安排工作，这确实能让时间管理不再成为一种负担。根据我的理解，这种方法以一周期为单位（大多数打工人应该是以一周为单位），关注自己的能量变化，再根据任务的难易程度（或所需能量的高低）进行调配，相当于始终保持高效运行。这一点确实值得借鉴，在能量高的时候处理难度较大的事情会更有效，而在容易分心的时候则可以处理一些简单的任务。

另外，作者提到了艾森豪威尔矩阵的概念，将任务根据紧急性和重要性分为四个象限。我想起之前听到的一期播客中，某位嘉宾对此有不同的看法。他认为，事情要么是紧急的，需要在短时间内处理，要么是重要的，需要长时间规划后逐步处理。只要按照这个划分，接着再去做就没问题。如果出现了既紧急又重要的事情，那说明在早期没有进行有效的规划，才导致它变得紧急。我个人同意这种看法，这样的划分方式确实更简单明了。

还有个点是作者讲到的90-90 法则，指出将一件事情从 0 做到 90 和从 90 做到 99 所需的时间和精力是相似的。因此，作者建议在项目达到一定阶段后，就可以向领导或甲方展示。这个法则确实有道理，之前也见过类似的论述，比如「完成比完美更重要」。给我的启示是，很多时候做到 80% 就已经足够，甚至可能效果还不错。如果有必要，再去进行进一步的精进。

One more thing—记录

dv.table(["日期", "行为"], dv.pages('#日记')
.sort(p => p.file.name,"desc")
.where(p => p.file.outlinks.includes(dv.current().file.link))
.file
.map(b=> [b.link, b.lists
                   .where(a => String(a.outlinks)
                   .contains(dv.current().file.name)).text]))

关系图谱