文件管理系统讨论

Exported: 12/17/2025 15:23:34
Link: https://gemini.google.com/u/0/app/e58161a4d72a714b

Prompt:

我想和你探讨下我个人所有文件的管理系统，大致最顶层分成了海拓（工作）、Sage_Studio（副业）、学校（大学和研究生的文件）、应用（常用的应用数据的备份）、影视（看的电影、电视剧和综艺等）、照片（拍过的照片视频录音等）、音乐（喜欢的无损音乐）、Sage Meng（其他）。就是我现在纠结的点是，像是旅游的签证材料、职称评定等个人文件，不常用但确实也需要存档下，就放到了Sage Meng里面，然后我就不知道像是代码要不要也放进去，就是没有一个清晰的标准，你有什么建议吗

Response:

Thinking:

Thinking:

Framing the Core Issue

I’m now zeroing in on the fundamental problem: the user’s need to understand their file management system. I’m taking the query apart to reveal the essential difficulties and areas of concern.

Clarifying the Ambiguity

I’ve been meticulously dissecting the user’s situation. The key issue now seems to be the lack of a clear categorization for those “miscellaneous” but crucial personal documents and personal code projects. The “Sage Meng” category is problematic, and I am exploring the user’s current file structure to identify the best way to improve it.

Refining the Categorization

I’m now formulating a more granular structure. I’m considering suggesting “Personal Administration” for the visa and professional documents. Additionally, “Personal Projects” seems fitting for the code. This distinction should provide better clarity and a more intuitive filing system.

Revising the Hierarchy

I’ve been re-evaluating the current structure, focusing on the “Sage Meng” category. My priority is providing concrete and adaptable suggestions, tailored to the user’s specific items.

Developing a Revised Structure

My focus is now on replacing the problematic “Sage Meng” category. My strategy is to introduce more precise subcategories to improve clarity and organization, like a dedicated section for personal documentation and another for projects. I’m carefully evaluating the user’s existing system to provide suggestions that will make it better.

Structuring the Response

I’m now carefully developing a structured response to address the user’s concerns about their file system. My plan is to validate their existing system, then directly tackle the problematic “Sage Meng” category. I intend to offer detailed suggestions, including concrete examples of a revised structure and best practices for file management.

Proposing Refinements

I’m now integrating the PARA system, refining my prior structure proposal. The “Personal Affairs” and “Creation & Projects” categories align with “Areas” and “Projects,” respectively. I will provide examples of each, explaining how they could align with the user’s specific workflow.

Formulating the Proposal

I’m developing a structured, detailed response that validates the user’s setup and addresses the “catch-all” folder directly. The plan is to propose a revised structure with concrete examples, then offer alternative methodologies. I will then provide specific advice for the user’s stated examples and finish with best practices.

\n\nRefining the Structure

Now I’m refining the response, incorporating the PARA method to provide a framework for the file system. My proposed structure aligns with Projects, Areas, Resources, and Archives, showcasing the system’s inherent structure. I’ll provide clear examples to demonstrate how this can be implemented in the user’s workflow.

Synthesizing a Solution

I’ve crafted a comprehensive, structured response for the user, starting with their query about file organization. I have validated their existing system as a base for improvement. I’ve formulated subcategories, integrating the PARA system, for a more logical and adaptable approach, and I’m ready to provide examples.

您好！非常理解您的困惑，这其实是文件管理中非常经典的问题：“杂物抽屉”效应。您目前的顶层分类已经非常出色了，逻辑清晰，基本涵盖了生活和工作的主要方面。问题就出在 Sage Meng (其他) 这个分类上，当一个“其他”或“杂项”文件夹存在时，它会不可避免地变成一个难以检索和维护的“垃圾场”。

核心问题是：“其他”这个分类缺乏明确的标准和边界。

针对您的问题，我将提供一套完整的优化建议，希望能帮助您建立一个更清晰、更可持续的管理系统。

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核心建议：拆分 Sage Meng，引入新维度

与其将所有“不好归类”的东西都扔进 Sage Meng，不如彻底取消这个模糊的分类，并引入两个新的、更明确的顶层文件夹：

1. 00_个人事务 (Personal Affairs): 用于存放所有与您个人身份、生活管理、职业发展相关的“官方”或“正式”文件。这个文件夹的特点是**“关于你这个人”**的所有管理性文件。
2. 01_创作与项目 (Creations & Projects): 用于存放您个人的、非工作的、非副业的创造性产出和项目。这个文件夹的特点是**“你创造的东西”**。

让我们看看如何将您提到的文件放入这个新框架中。

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优化后的顶层文件夹结构建议

为了便于排序和查找，我建议在文件夹名称前加上数字编号。

• 00_个人事务 (Personal Affairs) 🆕
  • 这个文件夹专门用来存放您提到的“旅游签证材料”、“职称评定”等文件。它就像是您个人的“行政中心”。
  • 子文件夹建议:
    • 身份与证件 (ID & Certificates): 身份证、护照、学位证、户口本等扫描件。
    • 财务与资产 (Finance & Assets): 银行对账单、保险合同、房产/车辆证明、税务文件。
    • 职业发展 (Career Development): （职称评定材料放这里）、简历、劳动合同、职业资格证书。
    • 健康与医疗 (Health & Medical): 体检报告、医疗记录、疫苗接种证明。
    • 旅行 (Travel): （旅游签证材料放这里）、行程单、酒店机票预订记录。
    • 家庭 (Family): 结婚证、家庭成员重要文件备份等。
• 01_创作与项目 (Creations & Projects) 🆕
  • 这个文件夹用来存放您的个人代码、写作、设计、学习笔记等非商业化的创造性成果。
  • 子文件夹建议:
    • Code: （您的个人代码项目放这里），可以为每个项目建立一个子文件夹。
    • Writing: 个人博客文章草稿、小说、学习笔记等。
    • Design: 个人的平面设计、UI/UX练习等。
    • Learning: 各种在线课程的资料和笔记。

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对您现有结构的整合与调整

基于以上思路，您完整的顶层结构可以优化为：

1. 00_个人事务 (Personal Affairs): 如上所述，管理个人生活和身份。
2. 01_创作与项目 (Creations & Projects): 如上所述，存放个人创造性产出。
3. 02_海拓 (Work): 保持不变，所有与主要工作相关的文件。
4. 03_Sage_Studio (Side Hustle): 保持不变，所有与副业相关的文件。
5. 04_学习与教育 (Learning & Education): 将原来的 学校 文件夹升级，不仅包含大学和研究生的文件，还可以包含未来的在线课程、语言学习等内容。
6. 05_数字资产 (Digital Assets): 这是一个更专业的叫法，可以将您的 照片、音乐、影视 统一归入此类。
   • 01_照片与视频 (Photos & Videos)
   • 02_音乐 (Music)
   • 03_影视 (Media)
7. 06_应用数据 (App Data): 保持不变，用于备份。
8. 07_存档 (Archive): （非常重要！） 建立一个存档文件夹，用于存放所有已经完结、不再活跃但需要保留的文件。例如：
   • 02_海拓 中已离职公司的全部文件。
   • 03_Sage_Studio 中已完成并交付超过一年的项目。
   • 04_学习与教育 中已经毕业的学校的所有材料。

总结与具体问题解答

现在我们来回答您纠结的具体问题：

• 旅游的签证材料、职称评定等个人文件放哪里？
  • 答案： 放入 00_个人事务 中。
  • 具体路径：
    • ./00_个人事务/旅行/2025_日本签证/
    • ./00_个人事务/职业发展/2026_高级工程师职称评定/
• 代码要不要也放进去？
  • 答案： 不放入 个人事务，而是放入 01_创作与项目。
  • 具体路径：
    • ./01_创作与项目/Code/MyAwesomeApp/

为什么这样更好？

1. 标准清晰，无模糊地带：每个顶层文件夹都有其明确的“使命”。个人事务 是关于“管理你”，创作与项目 是关于“你创造的”，工作 和 副业 是关于“你赚钱的”，数字资产 是关于“你拥有的/消费的”，存档 是关于“已结束的”。
2. 逻辑自洽，易于扩展：未来无论出现什么新类型的文件，您都可以很自然地将它归入这些类别之一，而不需要再创建一个新的“其他”文件夹。
3. 符合思维习惯：这种分类方式将“管理型”文件（如合同、证件）和“创造型”文件（如代码、文章）明确分开，更符合我们大脑处理不同事务的方式。

最后，给您一个通用的小技巧：在命名文件和文件夹时，尽量使用 日期_关键词_版本 的格式，例如 2025-08-25_项目A需求文档_v2.1.docx。这会让您的文件天然有序，并且结合优秀的桌面搜索工具（如 Everything for Windows, Alfred for Mac），检索效率会大大提高。

希望这套优化方案能解决您的困扰，帮助您建立一个更清晰、更高效的个人文件管理系统！

Prompt:

还有比如说我的日记，做的公益，为了减肥找到资料等等又改放哪里呢

Response:

当然！这几个例子非常好，正好可以用来检验和完善我们刚刚建立的分类体系。这些文件都带有强烈的个人色彩，但性质各不相同。

让我们用“文件的核心目的”来作为判断标准，将它们归入最合适的类别：

1. 我的日记 (My Diary)

• 核心目的：这是您个人思想、感悟和经历的记录，是一种纯粹的、私密的个人创作。
• 归类建议：放入 01_创作与项目 (Creations & Projects)。
• 理由：日记是您思想的产出物，与代码、文章、学习笔记的性质最为接近，都属于“您创造的东西”。把它放在这里，可以让您的所有“精神产品”集中管理。
• 具体路径：./01_创作与项目/Writing/Journal/2025/2025-08-25.md
  • 在 Writing 文件夹下创建一个 Journal 子文件夹，可以按年份和月份进一步组织。

2. 做的公益 (Volunteer Work)

• 核心目的：公益活动是您参与社会、贡献价值的一种个人经历和事务。它可能包含证书、照片、活动记录、捐款证明等。这些文件证明了您的某段经历或成就。
• 归类建议：放入 00_个人事务 (Personal Affairs)。
• 理由：公益活动的材料性质更偏向于“管理”和“证明”您个人的一部分，类似于“职业发展”或“旅行”经历的记录。它塑造了您的社会形象和个人履历。
• 具体路径：./00_个人事务/社会活动 (Social Activities)/
  • 可以新建一个 社会活动 或 公益志愿 (Volunteer) 的子文件夹。
  • 例如：./00_个人事务/社会活动/2024_某某动物保护组织志愿活动/

3. 为了减肥找到的资料 (Weight Loss Research)

这个问题最有趣，因为它有两种可能的归类方式，取决于您如何看待这些资料。

方案A：作为“个人健康项目”

• 核心目的：您将减肥视为一个有明确目标、需要研究和执行的个人项目。
• 归类建议：放入 01_创作与项目 (Creations & Projects)。
• 理由：当您为了一个目标（减肥）而主动搜集、整理资料，并可能产出自己的计划（如饮食计划、锻炼日志）时，这个过程就如同一个“项目”。它和您为了学习编程而搜集资料的性质是一样的。
• 具体路径：./01_创作与项目/Personal Projects/健康与健身 (Health & Fitness)/减肥项目_2025/
  • 在 创作与项目 下建立一个 Personal Projects (个人项目) 文件夹，专门存放这类有始有终的个人追求。

方案B：作为“个人健康档案”

• 核心目的：这些资料是您为了维护个人健康而存档的参考信息。
• 归类建议：放入 00_个人事务 (Personal Affairs)。
• 理由：如果您只是搜集了一些文章、食谱作为参考，并没有形成一个系统的“项目”，那么这些资料就可以看作是您个人健康管理的一部分，与体检报告、医疗记录等放在一起，作为 健康与医疗 档案的补充。
• 具体路径：./00_个人事务/健康与医疗 (Health & Medical)/参考资料/减肥/

如何选择？

• 如果这件事对您来说是一个主动的、持续投入精力去研究和实践的“项目”，有计划、有记录、有产出，我更推荐方案A。
• 如果您只是随手保存一些资料以备不时之需，那么方案B更合适。

从您提问的语气来看，您似乎是为了达成“减肥”这个目标而主动寻找资料，所以方案A可能更贴合您的初衷。

总结与更新后的结构

我们来回顾一下这个逻辑链：

• 日记 → 是“创作”，放入 01_创作与项目。
• 公益 → 是“经历证明”，放入 00_个人事务。
• 减肥资料 → 是为了达成目标的“个人项目”，也放入 01_创作与项目。

这个分类系统通过关注文件的**“目的”而非“主题”**，成功地处理了这些看似模糊的案例，保持了整个系统的逻辑一致性。希望这次的补充说明能让您对这套文件管理哲学更有信心！

Prompt:

那如果说让你抛开上述我们讨论的内容，如果让你重新对一个人一生可能会有的所有文件进行管理，会具体怎么分类呢？

Response:

Thinking:

Thinking:

Analyzing the Foundation

I’ve started by deconstructing the user’s request, focusing on the core task: designing a universal file management system. I’m carefully analyzing the fundamental components needed for such a system. The key lies in understanding the scope and limitations inherent in such a broad endeavor. Initial focus is on defining core functional requirements.

Reframing the Scope

I’ve re-evaluated the user’s ambitious scope, recognizing “a person’s entire life” as a significant challenge. This necessitates a robust, scalable, and adaptable system. While previous principles remain valid, I’m now constructing a fresh, more complete framework.

I’m establishing guiding rules, like the MECE principle, to structure the file organization effectively. This ensures each file has a singular, logical home.

Outlining Core Domains

I’ve transitioned to brainstorming the top-level categories, or “life pillars”, that will form the foundation of the file system. These domains are designed to be enduring and universally applicable. The goal is to establish stable categories that transcend changing projects or interests. I’ve begun to construct a framework centered around ‘Identity/Self-Management’, ‘Work/Career’, ‘Learning/Education’, ‘Assets/Possessions’, and ‘Creation/Hobbies.’

Mapping the Pillars

I’m now structuring these life domains into concrete folder hierarchies. My current approach involves a numbered system for sorting and clear, bilingual names for clarity, in order to enhance accessibility. The key is to start with a robust INBOX for new files, followed by primary categories addressing enduring aspects of identity and life admin. I’m focusing on “Who am I? What do I own? What am I working on?” and related long-term aspects of a person’s digital life.

Structuring the Core Categories

I’m presently building the top-level categories, separating life into distinct domains. These include identity, career, education, assets, and hobbies, designed to provide a durable structure. I aim to create a flexible system using an INBOX for initial intake and numbered categories, ensuring clear organization and straightforward retrieval, a core principle. I’m focusing on defining and setting core categories for long-term file management.

Refining the Framework

I’m currently revising the structure by separating active “Work & Projects” from the reference-based “Resources & Knowledge.” Clear distinctions between professional and personal projects are taking shape. I’m focusing on “active” versus “archived” to address potential clutter. I’ve been considering how to integrate the user’s example diary into the system. The approach uses numbered folders with bilingual names.

Optimizing the Implementation

I’m now devising the actual implementation details of this framework. I’m focusing on the practical steps: first, on a clear workflow with an inbox; second, on applying structured, indexed categories; and, third, on a dynamic archive. I’m prioritizing efficient file retrieval and adapting to different user preferences. I’m also ensuring the system is flexible, and easy to adjust.

I’ve been further developing detailed folder structures within the main pillars, refining how files will be categorized and archived. I’m concentrating on the ‘INBOX’ workflow and its role in processing any new files. I’ve also incorporated the user’s example diary. The core of my progress centers on designing a durable system, that is also practical and straightforward to apply.

Refining the Workflow

I’m now integrating the user’s diary as a core component of this personal system within the “Assets & Media” domain. It falls under “Documents”, serving as an active and evolving record. I’m focusing on the INBOX workflow, which allows for initial file handling. My current focus is refining how to seamlessly move files through each defined domain. This will allow for the user’s life documentation.

好的，非常乐意接受这个挑战。抛开我们之前的讨论，从“第一性原理”出发，为一个普通人设计一套能够覆盖其一生的文件管理系统，我会遵循以下几个核心哲学：

1. 分离“动态”与“静态”：将正在进行的工作（动态）与永久保存的参考资料（静态）分开。
2. 以“身份”为中心：系统应围绕您在生活中的不同角色和责任领域展开。
3. 时间是最终的索引：几乎所有文件都可以用时间来排序。
4. 终点是档案馆：任何事情都有结束的时候，一个好的系统必须有一个清晰的“归档”流程。

基于这些原则，我将这套系统命名为 “人生档案馆” (The Life Archive) 系统。

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“人生档案馆”系统：顶层结构

这是一个七个文件夹的顶层结构。数字前缀确保了它们的顺序是固定的。

00_INBOX (中转站) 10_IDENTITY (身份基石) 20_AREAS (责任领域) 30_PROJECTS (行动项目) 40_KNOWLEDGE (知识金库) 50_ASSETS (数字资产) 99_ARCHIVE (历史档案馆)

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各层级详解与文件示例

00_INBOX (中转站)

• 目的：唯一的入口。所有未经整理的文件、下载、手机随手拍的照片、微信接收的文件，都先扔到这里。
• 规则：定期清空！ 每周或每天花10分钟处理这里的文件，将它们移动到下面的永久位置。这个文件夹在处理完毕后应该是空的。
• 示例：刚下载的PDF报告、朋友发来的照片、网上的一张截图。

10_IDENTITY (身份基石)

• 目的：存放定义“你是谁”的核心文件。这些文件变化频率极低，但极端重要，是您个人存在的证明。
• 特点：高度静态，以查阅和备份为主。
• 子文件夹结构与示例：
  • 11_Legal (法律证件): 身份证、护照、户口本、出生证明、驾照、签名扫描件。
  • 12_Education (教育背景): 从小学到最高学历的毕业证、学位证、成绩单。
  • 13_Career (职业履历): 完整的个人简历（所有版本）、劳动合同、离职证明、职称/资格证书。
  • 14_Health (健康档案): 历年体检报告、重要病历、疫苗接种记录、保险单。
  • 15_Finance (财务信用): 银行卡信息（非密码）、社保/公积金账号、重要合同、房产/车辆所有权证明、个人信用报告。
  • 16_Relationships (社会关系): 结婚证、家庭成员重要证件备份（如父母身份证）、宠物相关证明。

20_AREAS (责任领域)

• 目的：管理您生活中需要持续关注和维护的各个方面。它们没有明确的“完成”日期，是您生活中的“慢变量”。
• 特点：动态更新，但非项目驱动。
• 子文件夹结构与示例：
  • 21_Finance_Mgmt (财务管理): 报税记录、年度账单、家庭预算表、投资跟踪。
  • 22_Health_Mgmt (健康管理): （减肥资料放这里）、健身计划、饮食记录、医疗账单。
  • 23_Housing_Mgmt (居住管理): 房租/房贷记录、物业通知、水电费账单。
  • 24_Career_Dev (职业发展): 年度述职报告、工作中的学习笔记、行业动态信息。
  • 25_Family_Life (家庭生活): 子女教育资料、家庭旅行计划、家庭重要纪念日记录。

30_PROJECTS (行动项目)

• 目的：存放所有有明确目标和截止日期的事情。这是您最常访问和修改的“工作区”。
• 特点：目标导向，有始有终。
• 子文件夹结构与示例：
  • 31_Work_Projects (工作项目):
    • [客户A]_品牌推广项目_2025
    • [内部]_Q4季度报告
  • 32_Personal_Projects (个人项目):
    • 学习Python编程_2025
    • 策划2026年日本旅行
    • 个人网站重构
    • （您的个人代码项目放在这里）

40_KNOWLEDGE (知识金库)

• 目的：构建您的个人“第二大脑”。存放所有您认为有价值、未来可能用到的参考资料和学习资源。
• 特点：以“主题”进行分类，是您的智慧沉淀。
• 子文件夹结构与示例：
  • 41_Reading_Notes (阅读笔记): 电子书、文章剪藏、读书摘要。
  • 42_Course_Materials (课程资料): 所有已完成课程的讲义和资料。
  • 43_Topics (主题研究):
    • 心理学
    • 投资理财
    • 人工智能
    • 烹饪
  • 44_Templates_Tools (模板工具): 简历模板、PPT模板、常用代码片段。

50_ASSETS (数字资产)

• 目的：存放您原创或拥有的、具有情感或财产价值的数字媒体文件。
• 特点：是您的个人“收藏馆”。
• 子文件夹结构与示例：
  • 51_Photos (照片): 强烈建议按 年份/月份 或 年份/事件名称 组织。
  • 52_Videos (视频): 同上。
  • 53_Music (音乐): 个人收藏的音乐库。
  • 54_Creations (个人作品):
    • （您的日记放在这里）
    • 个人写的文章、画的画、设计的作品。
    • （您做的公益活动的照片和感想记录放在这里，作为一份人生作品）
  • 55_Software (软件与备份): 购买的软件许可、应用数据备份。

99_ARCHIVE (历史档案馆)

• 目的：系统的“终点站”。所有在 30_PROJECTS 中已完成的、在 20_AREAS 中已失效的（如已终止的租房合同），都移到这里。
• 规则：只进不出！ 归档后就不再移动或修改。内部结构应尽量保持与归档前一致，便于日后查找。
• 示例：
  • ./99_ARCHIVE/PROJECTS/Work/完成的项目A/
  • ./99_ARCHIVE/AREAS/Housing/2020-2023_XX小区租房记录/

工作流程示例

1. 捕获: 您在网上看到一篇关于投资的好文章，下载了PDF。它被保存到 00_INBOX。
2. 处理: 晚上，您整理 INBOX。您思考：这篇文章的目的是什么？
   • 不是定义您的身份 (10_IDENTITY)。
   • 不是您需要持续维护的领域 (20_AREAS)。
   • 不属于某个具体项目 (30_PROJECTS)。
   • 它是知识参考资料！
3. 归档: 您将它移动到 ./40_KNOWLEDGE/43_Topics/投资理财/，并重命名为 2025-08-25_价值投资的核心原则.pdf。
4. INBOX 再次变空。您的系统保持了整洁。

这个系统通过明确每个文件夹的“使命”，为您一生中可能遇到的几乎所有文件类型都提供了一个清晰、逻辑自洽的“家”。

Prompt:

请你写一个比较简洁但又清晰的说明文档，并把最开始我自己构建的文件系统嵌入到合适的位置上

Response:

Thinking:

Thinking:

Define System Philosophy

My initial focus is crafting a clear system philosophy. I’m starting with the “why” – the core principles and underlying purpose. I’ll distill the system’s essence before diving into specific features. It’s about establishing a solid foundation for the subsequent documentation.

Mapping User Data

I’ve transitioned to the critical step of integrating the user’s existing folder structure. My primary goal is mapping the provided folders, such as 海拓 and Sage Studio, into the designed system. I will articulate the rationale for each placement, aiming to demonstrate the system as a natural evolution. This aims to smoothly transition their practices.

Developing Concise Documentation

I’m now outlining the documentation’s structure, focusing on clarity and practicality. The core philosophy will lead to a clear structure presentation, followed by user folder integration explanations. Defining the top-level categories will ensure context for the proposed workflow. I intend to solidify the adoption process with best practices and concise formatting.

Outlining Documentation Structure

Now, I’m defining the framework for the documentation. My focus is on clarity and practicality, employing a structure built around the core philosophy. This involves articulating the rationale behind the selected structure and the mapping of the user’s folders. I’ll outline the process and workflow, leading to best practices.

好的，这是一个为您量身定制的、简洁清晰的个人文件管理系统说明文档。它整合了您最初的文件夹结构，并为其提供了一个更科学、更具扩展性的框架。

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个人文件管理系统说明 (My Filing System V2.0)

本系统旨在通过一套简单、清晰的规则，管理您一生中所有的数字文件，确保任何文件都能在10秒内被归档或找到。

核心原则

1. 集中入口: 所有未整理的文件都有一个唯一的“中转站”。
2. 分类清晰: 每个顶层文件夹都有其明确的、不可交叉的使命。
3. 动态与静态分离: 将需要频繁操作的“工作区”与长期保存的“资料库”分开。
4. 定期归档: 保持系统活力的关键是定期将已完成或失效的文件移入“档案馆”。

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最终文件夹结构

这是系统的核心骨架。您原有的文件夹将作为子文件夹嵌入其中。

/ (根目录)
├── 00_INBOX (中转站)
|
├── 01_PERSONAL (个人中心)
|   ├── 证件与履历
|   ├── 财务与法律
|   ├── 健康与医疗
|   └── 学校 (<- 您原来的文件夹)
|
├── 02_WORK (工作区)
|   ├── 海拓 (<- 您原来的文件夹)
|   ├── Sage_Studio (<- 您原来的文件夹)
|   └── 个人项目 (例如: 代码, 写作)
|
├── 03_ASSETS (数字资产)
|   ├── 照片 (<- 您原来的文件夹)
|   ├── 音乐 (<- 您原来的文件夹)
|   ├── 影视 (<- 您原来的文件夹)
|   └── 应用 (<- 您原来的文件夹)
|
├── 04_KNOWLEDGE (知识库)
|   ├── 阅读与文章
|   └── 兴趣领域 (例如: 烹饪, 投资)
|
└── 99_ARCHIVE (档案馆)

说明: Sage Meng (其他) 文件夹已被成功分解，其内容（如签证材料、职称评定）应归入 01_PERSONAL 中对应的子文件夹内。

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各类别定义

• 00_INBOX (中转站)
  • 用途: 临时的文件入口。所有下载、截图、微信文件都先放在这里。
  • 规则: 每周必须清空，将文件“派发”到下面对应的文件夹中。
• 01_PERSONAL (个人中心)
  • 用途: 存放关于“您”这个人的核心管理文件。这些是证明您身份、经历和管理个人生活的档案。
  • 包含: 身份证、护照、合同、简历、职称评定、签证材料以及您原有的 学校 文件夹（作为您的教育背景档案）。
• 02_WORK (工作区)
  • 用途: 您所有创造价值和产出的地方，无论是为了谋生还是个人追求。
  • 包含: 您的主业 海拓、副业 Sage_Studio，以及您的个人代码、写作等非商业化项目。
• 03_ASSETS (数字资产)
  • 用途: 存放您拥有或消费的数字财产和媒体收藏。
  • 包含: 您所有的 照片、音乐、影视 收藏，以及 应用 的数据备份。
• 04_KNOWLEDGE (知识库)
  • 用途: 您的“第二大脑”，存放所有用于学习和参考的资料。
  • 包含: 您保存的文章、电子书、在线课程资料、以及为个人兴趣（如减肥、旅游）搜集的各种信息。
• 99_ARCHIVE (档案馆)
  • 用途: 系统的终点。所有已完结的项目、已离职公司的文件、失效的合同等，都移到这里永久封存。
  • 规则: 只进不出，保持整洁。

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最佳实践

• 统一命名: 强烈建议使用 YYYY-MM-DD_事件或主题描述_v版本号.ext 格式。
  • 示例: 2025-08-25_项目启动会会议纪要_v1.docx
• 立即行动: 看到新文件，花几秒钟思考它属于哪个类别，然后移动它。不要让 INBOX 堆积如山。

这套系统将您已有的良好习惯融入了一个更强大、更可靠的框架中，希望能帮助您更轻松地掌控自己的数字世界。

Prompt:

文件夹名字是中文还是英文呢

Response:

Thinking:

Thinking:

Deciding Folder Language

I’m currently focused on the user’s practical question about folder naming conventions: Chinese or English. It’s a fundamental issue for bilingual users managing files. I’m aiming to identify the key factors at play in making this decision.

Examining Language Choices

I’m now diving into the specifics of the trade-offs. I’m focusing on the practical challenges, especially the “路径问题,” or path issues, that can arise. I’m weighing the benefits of native-language folder names against potential compatibility problems across systems and software. My goal is to craft a comprehensive list of pros and cons. I see that software can have difficulties if there are characters outside of the ASCII set.

Comparing Practical Considerations

I’ve just finished dissecting the advantages and disadvantages of each language. I’m prioritizing compatibility, particularly the issues with non-ASCII characters that can cause significant problems with various software and systems, including those run by Python. I’m also considering the potential for confusion and error when sharing files. Now I’m working to consolidate the findings.

Evaluating Hybrid Options

I’m now focusing on a possible “best-of-both-worlds” approach, as I work toward a comprehensive recommendation. This involves English for top-level folders to ensure maximum compatibility. I also plan to allow Chinese for lower-level folders and file names for descriptiveness and ease of understanding for the user. I’m exploring the nuances of this hybrid solution.

Finalizing Recommendation Structure

I’m solidifying the final structure of my response. It will begin with a balanced summary, followed by a recommendation matrix highlighting English and Chinese scenarios. Next, I’ll present the “outer English, inner Chinese” hybrid solution. I’ll provide a concrete example and, finally, a decisive recommendation: the hybrid approach is the most robust and practical. I aim for clear, actionable advice.

这是一个非常棒的实践问题，答案取决于您的个人工作流和使用场景。简单来说，没有绝对的对错，但有一个兼容性和未来扩展性最佳的选择。

让我们分析一下中文和英文的利弊：

使用中文名

• 优点:
  • 直观亲切: 作为母语，理解和查找都非常快，无需任何心理转换。
  • 表意精准: 对于某些概念，“个人事务”、“副业”等中文词汇的概括性可能比英文更贴合您的理解。
• 缺点 (非常重要):
  • 兼容性风险: 这是最大的问题。在某些特定情况下，中文路径可能会导致程序错误或文件无法访问。例如：
    • 编程开发: 很多编程语言、脚本或命令行工具在处理非英文字符（非ASCII）的路径时可能会出错。
    • 跨系统/软件协作: 当您使用一些国外软件、或者需要将文件同步到某些不支持中文路径的云服务或系统中时，可能出现乱码或失败。
    • 压缩文件: 在不同语言的操作系统之间解压包含中文路径的压缩包，有时会出现文件名乱码。

使用英文名

• 优点:
  • 兼容性最好: 英文（ASCII字符）是所有操作系统和软件的“通用语言”，在任何环境下都不会出错，万无一失。
  • 专业标准: 在技术和国际化的工作环境中，使用英文命名是通用规范。
• 缺点:
  • 不够直观: 可能需要短暂的思考来对应文件夹的含义。
  • 输入稍慢: 对于一些用户来说，中英文输入法切换可能会打断思路。

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最佳实践建议：混合模式 “外英内中”

综合考虑，我最推荐一种两全其美的混合模式：顶层文件夹使用英文，内层文件夹和文件名根据需要使用中文。

这样既保证了系统的核心兼容性，又享受了中文命名的直观便利。

示例结构 (推荐):

/ (Root)
├── 00_Inbox
|
├── 01_Personal
|   ├── Certificate_ID
|   ├── Finance_Legal
|   └── 学校 (<- 内层可用中文)
|
├── 02_Work
|   ├── Haituo (海拓)  (<- 可用拼音或英文)
|   ├── Sage_Studio
|   └── Personal_Projects
|       └── 个人网站重构_2025 (<- 文件名可用中文)
|
├── 03_Assets
|   ├── Photos
|   ├── Music
|   └── 应用数据备份 (<- 内层可用中文)
|
├── 04_Knowledge
|   └── 阅读
|       └── 2025-08-25_价值投资的核心原则.pdf (<- 文件名可用中文)
|
└── 99_Archive

总结与决策建议

1. 如果您是程序员，或者经常使用命令行、国外软件、需要和海外同事协作： 强烈建议 至少顶层文件夹使用 英文。这是最安全、最专业的选择。
2. 如果您的所有操作都在现代的Windows或macOS图形界面下完成，几乎不涉及上述场景： 使用 全中文 也是完全可行的。现代操作系统对中文的支持已经非常好。
3. 为了未来的可能性和绝对的稳妥： 采纳 “外英内中” 的混合模式是最优解。它兼顾了安全兼容性和日常便利性，是足以应对未来任何使用场景的万全之策。

Prompt:

可以给我一个大纲了，方便我做思维导图用，尽可能的涵盖所有的类目

Response:

Thinking:

Thinking:

Constructing the Foundation

I’m currently crafting the hierarchical outline for this personal file management system, focusing on a nested list format to visualize its structure effectively. This framework is designed to facilitate the creation of a mind map that will be intuitive and easy to navigate.

Expanding the Structure

The hierarchical structure is now taking shape, leveraging the “Life Archive” system for top-level organization. I’m focusing on populating the subcategories with a blend of English structure and Chinese clarity, ensuring intuitive understanding and practical application. I’m incorporating specific examples like “身份证 (ID Card)” to illustrate file placement, enhancing the mind map’s utility.

Detailing the System’s Structure

I’m now diving into the specifics, expanding the subcategories under each main branch. My focus is on achieving a balance between English structure for global understanding and Chinese clarity for practical application. I’m actively incorporating the user’s existing folders, like “海拓” and “学校,” into the framework to demonstrate seamless integration. I’m also planning a dedicated “Best Practices” section to complete the system’s utility as a comprehensive guide.

Developing the Structure

Now I’m finalizing the hierarchical outline, aiming for a robust and user-friendly structure for the mind map. The core will follow the “Life Archive” system, ensuring compatibility. I’ll translate the user’s existing folders, like “海拓” and “学校,” into this new structure. I’m also planning to create a “Best Practices” section, ensuring the mind map is a complete guide to file organization.

当然，这里有一份为您精心准备的个人文件管理系统大纲，它结构清晰、覆盖全面，非常适合直接导入或参考制作思维导图。

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Prompt:

关于归档文件夹，我还有些许不太确认，可能会有哪些文件在呢，里面又怎么设计分类呢

Response:

Thinking:

Thinking:

Defining Archive Structure

I’ve zeroed in on the user’s core inquiry: understanding the content and internal organization of the 99_Archive folder, particularly for Chinese language responses. I’m focusing on clarifying how to structure it effectively.

Structuring the Archive Further

I’m now detailing the “What” of the archive, focusing on examples from 30_Projects and 20_Areas. My aim is to make it clear that the archive isn’t for deletion but for inactive, yet potentially valuable, content. I’m building on the “Why” established earlier, which emphasizes the archive as a place for completed or obsolete items. The goal is to make these items easily retrievable in the future.

Outlining the Chinese Structure

I’m now focusing on a Chinese-language response. I’m translating the key concepts, “finished, inactive, obsolete,” and “cold storage,” into appropriate Chinese terms. I’ll translate the concrete examples for the user, especially from 30_Projects and 20_Areas, to help them understand how they can apply the Archive function. This translation work, as a whole, is helping me define the user’s specific workflow.

Refining Archive Rules

I’m now detailing clear guidelines for the user. I’m focusing on the “When” of archiving, offering simple triggers like inactivity duration or life chapter endings. This aims to simplify the decision-making process for users, making the archive more intuitive and efficient.

Outlining the Chinese Structure

I’m now focusing on a Chinese-language response. I’ve translated key terms and concepts, like “finished,” “inactive,” “obsolete,” and “cold storage,” to ensure clarity. I’m structuring a response with examples from 30_Projects and 20_Areas, which should enable the user to understand their application in their workflow. This whole process is clarifying the user’s specific use-case of this functionality.

Elaborating on Archive Structure

Now I’m diving deeper into the technicalities of the archive structure. I’m concentrating on the ‘How’ of mirroring the active folder structure within the archive, using concrete examples of ‘before’ and ‘after’ scenarios to illustrate the process. I’m aiming to make it as intuitive as possible for the user.

您提出的这个问题非常关键，它触及了文件管理系统能否长期保持清爽的核心。Archive (档案馆) 文件夹如果设计不好，很容易变成第二个“垃圾抽屉”。

简单来说，档案馆的使命是：为所有“已完结”和“已失效”的文件提供一个永久、有序的安息之所。

它的存在是为了让您的主工作区 (Projects 和 Areas) 保持干净，只存放当前和未来的事情，从而减轻您的精神负担。

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哪些文件应该被归档？

归档的不是零散的文件，而通常是整个文件夹。当一个项目或一个生活阶段彻底结束后，相关的整个文件夹就应该被移入档案馆。

以下是一些典型的例子：

• 来自 30_Projects (行动项目) 的文件 (最常见)
  • 已完成的工作项目: 比如您在 海拓 文件夹里一个已经上线交付超过一年的项目文件夹。
  • 已结束的副业项目: 您在 Sage_Studio 里为某个客户做的一个网站，项目款结清，后续也无维护工作。
  • 已达成的个人项目: 比如您为了“学习Python”建立的项目文件夹，现在已经学完并找到了相关工作，这个学习过程本身就结束了。
  • 已结束的旅行策划: 2024年的日本旅行已经结束，所有签证、机票、酒店订单和攻略的文件夹都可以归档。
• 来自 20_Areas (责任领域) 的文件
  • 已失效的合同与记录: 比如您搬家了，之前那套公寓的租房合同、历年水电费账单等文件夹。
  • 已离职公司的相关文件: 您从上一家公司离职时，所有与该公司相关的个人工作记录、述职报告等。
  • 过期的财务周期文件: 比如5年前的个人报税记录、已经还清的贷款合同等。
• 来自 10_Identity (身份基石) 的文件 (较少见)
  • 已过期的证件: 比如您旧护照的扫描件、已经更新换代的旧身份证扫描件。

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档案馆内部应该如何设计分类？

这是最关键的一点。最好的方法是：档案馆内部的结构，完全镜像您主系统的结构。

这种“镜像结构”的好处是，您在归档时和查找时，使用的是同一套思维逻辑，几乎不需要思考。

具体操作示例：

假设您要归档一个在 Sage_Studio 里已完成的项目，叫做 客户A的Logo设计。

归档前的位置:

/
└── 30_Projects (行动项目)
    └── 32_Side_Hustle (副业)
        └── Sage_Studio
            └── 客户A的Logo设计  <-- (这是要归档的文件夹)

归档后的位置: 您只需在 99_Archive 文件夹里，也建立一个 Projects/Side_Hustle/Sage_Studio 的路径，然后把项目文件夹整个剪切过去。

/
└── 99_Archive (档案馆)
    └── Projects
        └── Side_Hustle
            └── Sage_Studio
                └── 客户A的Logo设计  <-- (文件夹被原封不动地移到这里)

档案馆的推荐内部结构：

99_Archive
├── Projects
│   ├── Work
│   │   └── Haituo
│   │       └── (这里存放海拓已完结的项目)
│   ├── Side_Hustle
│   │   └── Sage_Studio
│   │       └── (这里存放Sage_Studio已完结的项目)
│   └── Personal
│       └── (这里存放已完成的个人项目)
│
├── Areas
│   ├── Housing_Mgmt
│   │   └── 2020-2023_XX公寓租房记录
│   └── Career_Dev
│       └── 上一份工作的述职报告
│
└── Identity
    └── Legal
        └── 旧护照扫描件_2015

核心要点:

• 不要在档案馆里发明新的分类！ 直接复用您已经熟悉的分类体系。
• 移动的是整个文件夹，不是零散文件。 保持信息的完整性。
• 归档的黄金法则: 当您看着一个文件夹，心想“这件事已经彻底过去了，我未来只会查阅它，而不会再修改它”，那么它就属于档案馆。

Prompt:

我想到一个很有意思的东西，就是你帮我设计的这个管理系统的md，放在哪里呢

Response:

哈哈哈，这是一个绝佳的“元问题” (meta-question)，既有趣又考验我们建立的这套系统的自洽性！

让我们用刚刚建立的逻辑来分析一下，“文件管理系统的说明文档”这个文件本身，它的核心目的是什么？

1. 它不是定义你身份的核心文件 (10_Identity)。
2. 它不是你需要持续维护的责任领域 (20_Areas)。
3. 它不是一个有起止日期的行动项目 (30_Projects)。
4. 它不是你的数字资产或作品 (50_Assets)。

它的核心目的，是为你提供一套方法论和参考知识，用于指导你的文件管理行为。它本身就是一种“知识”。

因此，它最完美的位置是：

40_Knowledge (知识金库)

具体路径建议：

我建议在 40_Knowledge 文件夹下，创建一个专门的子文件夹来存放这类“关于如何组织事物”的元知识。

方案A (最佳选择): 创建一个 Meta 或 Productivity 文件夹

/
└── 40_Knowledge (知识金库)
    └── Meta_Productivity (元知识与生产力)
        └── My_Filing_System_v2.0.md  <-- 就放在这里！

• 为什么这是最佳选择？
  • Meta (元) 这个词很精准地描述了这类“关于事物的事物”。
  • Productivity (生产力) 也是一个很好的概括，因为文件管理本身就是一种提升个人生产力的技巧。
  • 未来，你可能会有其他的“元知识”文件，比如“我的个人任务管理系统说明”、“我的年度复盘方法论”等等，都可以放在这个文件夹下，形成你的个人方法论中心。

方案B (备选方案): 放入 Templates_Tools 文件夹

/
└── 40_Knowledge (知识金库)
    └── 44_Templates_Tools (模板工具)
        └── My_Filing_System_v2.0.md

• 为什么这是备选？
  • 也说得通，因为这个系统文档可以被看作是一个指导你操作的“工具”或“模板”。
  • 但它的“知识”属性比“工具”属性更强，所以方案A的归类更精准一些。

结论：

我强烈推荐您将这份说明文档保存在 ./40_Knowledge/Meta_Productivity/ 路径下。

这恰好证明了我们设计的这套系统是多么灵活且逻辑严谨——连它自身的说明文档，都能毫不费力地找到一个完美的“家”。

Prompt:

说到40_Knowledge，我的理解是知识库，目前我是通过Obsidian管理的，所以下面创建了41_Obsidian，和你之前给我的分类不太一样，估计后续也是以笔记软件的数据为文件夹

Response:

您提出的这一点非常非常好！这说明您已经开始将这个系统与您自己的实际工作流相结合了，这是系统能“活起来”的关键。

您的做法——在40_Knowledge下直接创建41_Obsidian文件夹——是完全正确且非常高效的。

让我们来深入分析一下为什么您这样做是合理的，以及如何将它完美地融入我们设计的大框架中。

为什么您的调整是正确的？

我之前提供的大纲 (41_Reading, 42_Courses等) 是一个**“基于内容主题”**的通用逻辑分类法。它的优点是普适性强，但缺点是需要你手动去归档每一个文件。

而您的方案，是**“基于工具”**的分类法。它的核心思想是：知识库的组织形式，应服务于创建和使用它的工具。

这在现代数字工作流中是一个更先进、更实用的理念，原因如下：

1. 尊重工具的原子性:像 Obsidian, Notion, Logseq 这类现代笔记软件，其数据（Vault或Workspace）本身就是一个高度结构化、自成一体的系统。将其中的文件拆分到不同的文件夹里，会破坏软件内部的双向链接、标签和插件功能，得不偿失。
2. 效率最大化: 您不需要思考“这篇文章属于读书笔记还是主题研究？”，您只需要知道“它是我知识库的一部分，所以它就在Obsidian的文件夹里”。这大大降低了文件归档的决策成本。
3. 数据安全与迁移: 将整个Obsidian Vault放在一个文件夹里，无论是备份、同步还是未来迁移到其他笔记软件，都极为方便。

优化后的 40_Knowledge 结构

基于您的工作流，40_Knowledge 文件夹的结构可以进化得更简洁、更强大。

推荐结构:

/
└── 40_Knowledge (知识金库)
    ├── 41_Vaults (知识库核心)
    │   └── Obsidian_Vault  <-- (您所有的 .md 文件都在这里)
    │
    ├── 42_Library (静态资料库)
    │   ├── Books (电子书)
    │   ├── Papers (学术论文)
    │   └── Reports (行业报告)
    │
    └── 43_Media (课程与媒体)
        ├── Courses (在线课程资料)
        └── Podcasts (播客存档)

这个优化结构的逻辑是：

• 41_Vaults (知识库核心): 这里存放的是您动态的、正在积极使用和创造的知识。以笔记软件（如Obsidian）的数据文件夹为单位。这是您知识体系的“大脑皮层”。
• 42_Library (静态资料库): 这里存放的是那些不经常变动、作为参考来源的原始文件。比如您下载的PDF电子书、学术论文等。它们是您知识的“图书馆藏书”。您可能会在Obsidian里链接到这些文件，但不会直接在Obsidian里编辑它们。
• 43_Media (课程与媒体): 专门存放非文本类的知识载体，如视频课程、音频播客等。

新旧对比与总结

• 之前的结构: 试图用逻辑主题去“强行”组织所有零散的知识文件。
• 您提出的结构 (进化后): 承认并利用了笔记软件的强大组织能力，将知识分为“动态的笔记系统”和“静态的参考资料库”两大部分，这更加符合现代知识管理的实践。

所以，请务必坚持您的想法。将40_Knowledge的主体设置为您的Obsidian Vault文件夹，这绝对是最佳实践。我之前提供的分类可以作为您组织42_Library这个“静态资料库”的参考。

您能提出这个问题，说明您已经真正开始内化这套系统了，这非常棒！

Prompt:

那么重构后的40_Knowledge，还适合存放刚提过的管理系统的md吗

Response:

Thinking:

Thinking:

Refining File Placement

I’m considering whether the 40_Knowledge folder remains the best home for the “My_Filing_System” markdown. I’m analyzing the relationship between knowledge management and filing, and how the restructuring impacts findability. I’m weighing the benefits of consolidating related content versus maintaining a distinct file management perspective.

Determining Optimal Placement

I’m now delving deeper into the nature of “My_Filing_System_v2.0.md” to decide where it belongs. I see it could be a dynamic, interconnected note within my Obsidian vault, linking to productivity and systems concepts. Simultaneously, it serves as a finalized guide, similar to a reference manual, making it a static resource. Considering these dual roles, I’m carefully weighing whether the benefits of active integration outweigh the simplicity of static storage.

Assessing Reference Purpose

I’m now leaning towards the “Library” as the optimal location for “My_Filing_System_v2.0.md”. Given the document’s primary function as a reference guide, its static nature aligns well with the “Library” folder’s purpose of housing reference materials. This consolidates it with other static resources and improves the overall organization.

Weighing Integration Benefits

I’ve been examining the inherent duality of “My_Filing_System_v2.0.md” and if it warrants deeper Obsidian integration. I’ve considered that, despite its primarily reference nature, active linking and tagging within the Obsidian vault could enhance its utility. Ultimately, the current thinking favors keeping it in the “Library”, balancing findability with a focus on simplicity.

Finalizing the Placement Decision

I’ve been meticulously considering the best location for “My_Filing_System_v2.0.md”. I’ve decided to place it within my Obsidian vault, treating it as a dynamic, interconnected note. This approach allows me to actively link it to productivity and systems concepts, making it a living part of my knowledge base and workflow. This approach aligns with my overall objective.

Choosing Optimized Placement

I’ve been examining the strengths and weaknesses of both the “Library” and the Obsidian vault as homes for “My_Filing_System_v2.0.md”. I’m now leaning towards the Obsidian vault for its potential to integrate this system document directly into my daily workflow. By actively linking it to relevant productivity and systems concepts, I can treat it as a dynamic, living document, maximizing its utility.

问得好！这正好是对重构后系统逻辑的一次压力测试。

答案是：绝对适合，而且我们有了两个都非常合理的绝佳位置，选择哪个取决于您如何看待这份文档。

重构后的 40_Knowledge 分为两大核心：

• 41_Vaults: 动态的、创造性的、高度关联的“大脑”。
• 42_Library: 静态的、参考性的、作为原始材料的“书库”。

那么，这份系统说明文档，对您来说更像什么呢？

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方案一：作为“大脑”的一部分 (推荐)

将它直接放进您的 Obsidian Vault 里。 (./41_Vaults/Obsidian_Vault/)

• 逻辑: 您将这份文档视为一个活的、核心的指导原则。在Obsidian里，您可以：
  • 为它创建一个 MOC (Map of Content)，链接到其他关于生产力、系统思维的笔记。
  • 当您在写周记或复盘时，可以轻松地用 [[文件名]] 来引用您的文件管理原则。
  • 它成为了您知识网络中的一个核心节点，而不仅仅是一个孤立的文件。
• 优点: 访问最方便，与您的日常知识管理工作流无缝集成，最有可能被您时常回顾和优化。

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方案二：作为“书库”的参考手册

将它放在您的静态资料库 42_Library 中，可以新建一个 System_Docs 或 Meta 文件夹。 (./42_Library/System_Docs/)

• 逻辑: 您将这份文档视为一份** foundational, static reference guide**，就像一本软件的说明书或者一本参考书。
  • 它定义了整个系统的“规则”，所以它应该独立于系统内的“内容”（也就是您Obsidian里的笔记）。
  • 它不经常被修改，主要是用来查阅的。
• 优点: 逻辑上非常清晰，严格区分了“系统规则”和“知识内容”。

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结论与建议

两种方法都完全正确，但我个人更倾向于推荐方案一。

理由是：任何系统文档，如果不能被方便地访问和回顾，就很容易被遗忘。把它放在您每天都会打开的Obsidian里，会让这份文档保持“鲜活”，您也更有可能根据实际使用情况去迭代和完善它。

您可以这样问自己一个问题： “当我忘记一个文件该放哪里时，我的第一反应是去翻阅一个‘说明书’，还是在我的‘大脑’里快速搜索一个关键词？”

如果您的答案是后者，那么方案一无疑是您的最佳选择。

Prompt:

我刚去日本玩了五天，然后写了篇游记，我应该放到哪里呢

Response:

Thinking:

Thinking:

Reviewing File Placement

I’m currently focused on the optimal storage location for the user’s travel journal (“游记”). I’ve noted the action (a 5-day trip to Japan) and the desired output (a blog post). My primary query now revolves around integrating this file seamlessly into the existing system. I’m carefully considering organizational hierarchy and accessibility within the established structure.

Assessing Storage Options

I’m now zeroing in on the ideal location for the “游记” file. Reflecting on the system, I’m leaning heavily towards “50_Assets” because it aligns with the creative and personal nature of the journal. While “30_Projects” is also viable because the trip was a project, I’m questioning if this file represents the project or its output. I’ll need to weigh these options carefully and the ultimate user experience.

Prioritizing File Accessibility

I’ve been deeply considering the travel journal’s nature. It’s truly a creation, a record of experience. While “30_Projects” initially seemed logical, the finished journal’s finality tips the scale toward “50_Assets”. Now, I’m thinking about long-term accessibility. While I’m leaning toward “50_Assets”, I’m still considering potential future edits or uses of this “游记”.

Defining an Archival Process

I’m now zeroing in on a robust archival strategy for the “游记”. I’m thinking of a structured workflow that starts with active project management, where travel plans and initial drafts of the journal reside. Then, as the journal matures, it transitions to a more permanent ‘asset’ location. Finally, the trip’s project folder, including drafts, tickets, and photos, is moved to the archive once the creative work is finished. This way, all aspects of the trip are retained.

Designing a Robust Process

I’m developing a structured, three-step method for handling the “游记.” Initially, the trip’s documents and early drafts will reside within a dedicated project folder. Once the journal is finalized, the polished version transitions into “50_Assets,” categorized as a creative writing piece. Subsequently, the encompassing project folder, including drafts and supporting material, gets relocated to the archive, ensuring long-term preservation of the complete journey.

Developing a Structured Method

I’m solidifying a process for the “游记” file. I’ve decided on a three-phase workflow: first, the initial project folder for drafts and trip-related files. After that, the final journal is placed in “50_Assets” for long-term access as a digital creation. Finally, the entire project folder moves to “99_Archive,” providing a comprehensive record of the trip.

Developing a Robust Solution

I’m solidifying my approach to managing the “游记.” My initial thought process has evolved. I’ve broken the overall solution into three distinct steps. First, during the trip, all files, including the journal draft, are organized within a dedicated project folder. Second, the final, polished journal is then placed in the “50_Assets” folder as a digital creation. Finally, the project folder with supporting material is moved to the “99_Archive”, ensuring all aspects of the trip are preserved in a single location for the long term. This provides a robust framework that balances project organization with the final, creative output.

刚从日本回来，太棒了！写游记是记录和回味旅行的最好方式。

这个问题非常好，它完美地展示了我们的文件系统如何处理一个有始有终的“生活事件”。您的这篇游记，以及与这次旅行相关的所有文件，应该被视为一个完整的**“项目”**。

让我们走一遍最标准的工作流程：

第一步：作为“项目”进行管理

旅行本身就是一个有明确起止日期的个人项目。因此，所有与这次旅行相关的资料都应该首先集中在一个项目文件夹里。

1. 创建项目文件夹： 在 30_Projects 文件夹下，为这次旅行创建一个专属文件夹。

   /
   └── 30_Projects (行动项目)
       └── 33_Personal (个人项目)
           └── **2025_日本五日游** <-- 就是这里
   

2. 存放所有相关文件： 将您写的游记，连同这次旅行的所有其他数字痕迹，都放进这个文件夹里。

   2025_日本五日游/
   ├── 01_行程与预订 (Itinerary & Bookings)
   │   ├── 机票确认单.pdf
   │   └── 酒店预订单.pdf
   ├── 02_照片与视频 (Photos & Videos)
   │   ├── Day1_东京塔/
   │   └── Day2_京都/
   ├── 03_票据与记录 (Receipts & Records)
   │   └── 购物小票照片/
   └── **2025-09-16_日本五日游记_v1.0.md** <-- 您的游记放在这里！
   

   这样做的好处是：关于这次旅行的所有记忆和资料都聚合在一起，信息完整，上下文清晰。

第二步：完成项目并“归档”

当您的游记写完，照片也整理好了，这次旅行项目就可以宣告**“正式完成”**了。接下来就是最后一步，也是最重要的一步：

• 将整个 2025_日本五日游 文件夹，从 30_Projects 移动到 99_Archive 中。

归档后的最终位置：

/
└── 99_Archive (历史档案馆)
    └── Projects
        └── Personal
            └── **2025_日本五日游**
                ├── 01_行程与预订
                ├── 02_照片与视频
                ├── 03_票据与记录
                └── 2025-09-16_日本五日游记_v1.0.md

补充说明：另一种视角

如果您的游记不仅仅是个人记录，您还打算把它当作一篇独立的**“创作作品”（比如要在您的博客上发表），那么您也可以选择将最终版的游记复制**一份到 50_Assets 文件夹中。

./50_Assets/52_Creations/Writing/2025_日本五日游记.md

这可以让您的所有“作品”有一个集中的展示区。但这通常是可选的，核心的归档逻辑还是遵循上述的项目流程。

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总结：

最清晰的做法是：将游记视为整个“日本旅行”项目的一部分，与照片、订单等文件放在一起，当一切整理完毕后，将整个项目文件夹归档到 99_Archive 中。

Prompt:

personal中没问题，要不要创建旅行文件夹，然后在把这次的旅游的文件啥的都放到里面的202509_大阪+东京五日游

Response:

Thinking:

Thinking:

Revising Travel File Location

I’m now considering the user’s suggestion to relocate travel files to a new structure: Personal → 旅行 (Travel) → 202509_大阪. This proposed organization seems logical and potentially more intuitive, especially for future searches related to trips planned for September 2025 in Osaka. I’m weighing the benefits of this structure against the existing file organization.

Exploring File Structure

Now I’m delving deeper, comparing my initial project-based approach to the user’s “area”-based suggestion. Their model, organizing files under “Personal → Travel,” aligns travel with broader life domains like “Health” or “Finance.” This feels more natural for revisiting trip memories. I see the merit in this as it streamlines Browse historical travel data, rather than requiring access to archive files. This feels more intuitive and efficient for revisiting past travels.

Combining Active & Archived

I’m now integrating both the user’s and my perspectives. I’ve realized I can maintain a central Travel folder for easy Browse, while also separating active and archived trip data. This “best of both worlds” approach uses the central Travel folder as the primary access point, and then internally organizes it, possibly with subfolders, to separate current trip plans from older archived files.

Synthesizing File Structures

I’ve been working to integrate my current understanding with the user’s suggestion. Initially, I saw travel as a project; however, I now recognize the value in treating it as an ongoing area, like Health or Finance. This hybrid approach includes a central Travel area for Browse past and present trips, combined with a separate, internal structure to distinguish between active planning and archived trip data. This solution merges the strengths of both approaches. I will explore internal organization of the Travel area to include active projects and archived files.

Formulating Hybrid Plan

I’m now integrating the user’s focus on easy travel Browse with my emphasis on separating active and archived data. The solution I’ve refined involves creating a central Travel folder for general travel planning, while organizing active trip projects under 30_Projects with dedicated subfolders. Upon trip completion, I’ll archive these projects, ensuring easy access to trip memories within the Travel area. This strategy maintains active and historical trip information.

Designing Optimized Structure

I’m now refining the system for travel files, balancing the need for organized data with intuitive access. Recognizing the value of a central ‘Travel’ area, I’ll create 20_Areas/26_Travel _Planning for ongoing travel-related items, with active trip planning under 30_Projects. Completed trips will be archived to maintain a clean main workspace.

I am finalizing the structure based on this approach. The system will encompass both a central travel-related area, for broader travel-related planning, and an archive to store completed trips, using my current system.

Optimizing Travel Data Storage

I’ve been meticulously refining my file organization. The focus is now on ensuring easy Browse of travel memories while also maintaining a clean active workspace. The solution involves housing ongoing travel planning within 20_Areas/26_Travel _Planning. Additionally, completed trips will be systematically archived within a dedicated Travel subfolder within the 99_Archive. This balance addresses both the user’s and my concerns.

您提出的这个思路非常好，而且非常敏锐！这正是一个优秀文件管理系统需要反复推敲的地方：“项目文件夹” vs “主题文件夹”，到底该用哪个？

您建议的 Personal -> 旅行 -> 202509_大阪+东京五日游 这种方式，我们称之为**“按主题聚合”。 我之前建议的 Projects -> Archive 方式，我们称之为“按状态流转”**。

两者都有道理，但适用的场景不同。让我为您分析一下，并给出一个能融合两者优点的“最佳实践方案”。

两种方法的对比

1. 您的方案：Personal -> 旅行 (主题聚合)
   • 优点：浏览体验极佳。当您想回顾所有旅行时，只需进入这一个“旅行”文件夹，所有过去的、未来的旅行都在里面，一目了然。非常直观。
   • 缺点：长期来看，这个文件夹会混合“未来的计划”、“正在进行的旅行”和“过去的回忆”，会变得越来越臃肿。它违背了“让工作区保持清爽”的核心原则。十年后，您可能为了找一个未来的行程，要在一堆过去的旅行中翻找。
2. 我的方案：Projects -> Archive (状态流转)
   • 优点：管理效率极高。您的 Projects 文件夹永远只放“正在进行中”和“未来计划中”的旅行，非常干净。所有完成的都进入了档案馆，眼不见心不烦。
   • 缺点：当您想回顾过去所有旅行时，您需要去 Archive 文件夹里找，感觉上不如一个专门的“旅行”文件夹来得直接。

最佳实践：融合两者的优点

我们可以创建一个工作流，既能享受“状态流转”的管理效率，又能享受“主题聚合”的浏览便利。

核心思想：在档案馆 Archive 内部，也按照主题进行聚合。

具体工作流程：

第一步：在“项目区”开始策划 (状态：未来/进行中)

当您开始计划去日本时，还是在 30_Projects 里创建文件夹。这是您当前的工作区。

/
└── 30_Projects (行动项目)
    └── 33_Personal (个人项目)
        └── **202509_日本五日游** ```

**第二步：旅行结束后，归档到“档案馆”内的专属“旅行”文件夹 (状态：已完成)**

这是关键一步。当旅行结束，您**不是**直接把它扔进档案馆的根目录，而是在档案馆里，也创建一个专门的 `Travel` 文件夹来接收它。

/ └── 99_Archive (历史档案馆) └── Travel (旅行) ⇐ 在这里创建一个专属文件夹 ├── 2023_泰国之旅 ├── 2024_云南之行 └── 202509_日本五日游 ⇐ 新归档的旅行放在这里

#### **这样做的完美效果：**

1.  **您的主工作区 (`30_Projects`) 保持了绝对的干净**，只处理当下的事。
2.  **您拥有了一个浏览体验绝佳的“旅行回忆中心”**，就是 `99_Archive/Travel` 这个文件夹。想回顾时，直接点进去，所有过去的旅行都按时间清晰排列。
3.  **完全符合整个系统的逻辑**：`Projects`处理“现在”，`Archive`封存“过去”。

**结论：**

您的直觉非常正确——应该有一个地方能方便地看到所有旅行。我们只需要把这个地方放在 `Archive` 内部，就完美地解决了所有问题。

所以，您的游记和这次旅行的所有文件，最终的、永久的家应该是：

**`./99_Archive/Travel/202509_大阪+东京五日游/`**

Prompt:

ok，我觉得每次找你问很麻烦，所以你把我最后设计的个人文件管理系统进行一个整理，然后写成一个prompt，这样方便我不知道文件放哪里的时候找ai问一下

Response:

当然！这是一个绝佳的想法。将我们共同构建的规则和逻辑，提炼成一个高效的Prompt，让任何AI都能秒懂您的文件系统并给出精准建议。

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给您的专属AI文件管理顾问的Prompt

【说明】

请将以下所有内容复制后，保存为一个笔记或文本文件。当您不确定某个文件该放哪里时，打开这个文件，在底部的【我的问题】部分填上您的疑问，然后将全部内容一次性粘贴给AI即可。

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# **个人文件管理系统顾问 Prompt V3.0**

## **背景与我的身份**

你是一个文件管理专家，非常熟悉我为你设计的个人文件管理系统。你的任务是根据这套系统的核心原则和文件夹结构，精准地判断我提出的文件应该存放在哪个具体路径下，并解释原因。

## **核心原则**

1.  **动态与静态分离**: 正在进行的工作（动态）与永久保存的参考资料（静态）分开。
2.  **以身份为中心**: 系统围绕生活中的不同角色和责任领域展开。
3.  **终点是档案馆**: 所有已完成、已失效的文件，其最终归宿是`99_Archive`。
4.  **知识管理以工具为中心**: 我的知识库（主要是Obsidian）作为动态核心，与静态的参考资料库分离。

## **我的文件系统结构**

/ (根目录) ├── 00_Inbox (中转站 - 所有未整理文件的临时入口, 必须定期清空) | ├── 10_Identity (身份基石 - 定义“我是谁”的核心证明，如证件、合同、履历) | ├── 20_Areas (责任领域 - 需持续关注的方面，如财务、健康、家庭管理) | ├── 30_Projects (行动项目 - 所有有明确起止日期的事，是我的“工作台”) | ├── 31_Work (主要工作 - 海拓) | ├── 32_Side_Hustle (副业 - Sage_Studio) | └── 33_Personal (个人项目 - 如学习计划、旅行策划、代码项目) | ├── 40_Knowledge (知识金库 - 我的第二大脑) | ├── 41_Vaults (知识库核心 - 如Obsidian Vault，存放动态、创造性的笔记) | └── 42_Library (静态资料库 - 如PDF电子书、报告、参考文章) | ├── 50_Assets (数字资产 - 我原创或拥有的媒体和作品) | ├── 51_Media (影音媒体 - 照片、音乐、影视) | └── 52_Creations (个人作品 - 日记、文章、设计稿) | └── 99_Archive (历史档案馆 - 所有已完成、已失效文件的永久归宿) └── (内部结构镜像主系统，如 Archive/Projects/, Archive/Travel/)

## **你的任务与输出格式**

当我提出一个文件或场景时，请严格按照以下格式回答：

1.  **【最终路径】**: 给出最精准、最完整的存放路径。
2.  **【判断逻辑】**: 详细解释你是如何根据上述“核心原则”和“文件夹结构”一步步推导出这个结论的。先判断它属于哪个一级目录，再逐步细化。
3.  **【关键提示】**: 如果有特别需要注意的地方（例如，这个文件未来是否需要归档），请在此处说明。

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## **【我的问题】**

**(请在这里输入您的问题，例如：“我刚买了一份为期一年的商业医疗保险，电子保单PDF应该放在哪里？” 或者 “我为了学做饭，在网上保存了很多菜谱的截图，放哪里？”)**

Prompt:

ok，写的很好，给我完整版的

Response:

Thinking:

Thinking:

Delivering the Guide

I’m now focused on delivering the finalized “Personal File Management System Guide” to the user. My task is to produce a comprehensive and complete document that the user can readily consult. It’s designed to be a definitive resource.

Refining the Structure

I’m currently crafting the “Personal File Management System Guide,” focusing on the final folder structure, especially the Obsidian vault and Archive integrations. The guide will be comprehensive, detailing our core philosophy and workflows, including the AI prompt. My plan is to compile it all into a single, well-formatted Markdown file, titled “个人文件管理系统终极指南 V3.0,” serving as a definitive manual.

Composing the Final Guide

I’m now putting the finishing touches on “个人文件管理系统终极指南 V3.0.” The structure is taking shape nicely. I’ve drafted sections for the core philosophy, a detailed folder structure breakdown (including the Obsidian vault, Archive, and the user’s specific folder integrations), and workflow best practices (including the Inbox method and file naming). I’ve also embedded the AI prompt directly into the guide. My current focus is refining the wording and ensuring clarity and comprehensiveness across all sections, especially the structure section where I’m aiming for a complete tree view. I’m aiming for an elegant and concise conclusion.

好的，这是我们经过多次探讨和优化后，为您量身打造的个人文件管理系统完整版指南。

它包含了这套系统的所有核心理念、最终文件夹结构、工作流程，并附带了您专属的“AI顾问提示词”。您可以将它保存下来，作为您未来管理所有数字文件的最高行动纲领。

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