文件分类规则讨论

Exported: 12/17/2025 15:31:47
Link: https://gemini.google.com/u/1/app/d4a56e3d9034774b

Prompt:

我有自己的一套文件命名规则，具体内容如下所示，你觉得怎么样？

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**我的文件命名规则是：**

`YYYYMMDD_文档类型_核心标题_版本号#标签1#标签2@人物&备注.扩展名`

**规则说明：**

*   `YYYYMMDD`：文件创建日期或主要内容的日期。如果无法确定，请留空或使用近似日期。

*   `文档类型`：文件的主要类别，如“会议纪要”、“实验报告”、“周报”等。

*   `核心标题`：文件的主要内容或主题的简洁概括。

*   `版本号`：可选。格式为 `_vX.Y` 或 `_vX.Y.Z`。如果没有版本信息，则省略。

*   `#标签1#标签2`：可选。用于分类或关键词，可以有多个，用“#”分隔。

*   `@人物`：可选。与文件内容相关的人物或团队，可以有多个，用“@”分隔。

*   `&备注`：可选。对文件的额外说明或评论，可以有多个，用“&”分隔。

*   `.扩展名`：文件的原始扩展名，请保留。

**请根据以下文件信息，生成一个或多个推荐的新文件名。**

如果信息不足以填充所有字段，请根据上下文合理推断，或将不确定的字段留空/省略。

Response:

Thinking:

Thinking:

Assessing File Convention

I’m currently dissecting the file naming convention provided. My focus is on the YYYYMMDD_文档类型_核心标题_版本号 format. I’m starting to understand how to apply it, needing additional information to complete the process.

Addressing Missing Data

I’ve hit a snag. The user requested filename generation based on file information, but that crucial data is missing from the initial prompt. I need to explicitly acknowledge the provided naming convention and request the necessary input to proceed. It’s an insightful structure, with time-ordered sorting and detailed metadata using visual delimiters. However, lengthy filenames are a potential risk for some operating systems, so keep that in mind.

Refining File Naming

I’ve been meticulously analyzing the proposed file naming conventions. It’s a system with strengths and weaknesses that need to be considered. I’m focusing on the usability concerns, particularly regarding special characters and the memory load required for consistent application. The system’s impact on platform compatibility is another key area of thought.

Generating Realistic Examples

I’m now generating real-world example filenames. I’m using two detailed scenarios, including optional data like “tags” and “remarks,” to demonstrate how I’d apply the given convention if I had the necessary information. This will clarify how the system can be adapted for diverse content and will serve as a template. I’ll showcase how optional fields would be handled in the final output.

这一套命名规则非常详尽且逻辑严密，属于“专家级”的个人知识管理（PKM）命名法。

在为您生成新文件名之前，我先对这套规则做一个简要的点评，并指出您似乎遗漏了具体的“文件信息”内容。

📊 规则点评：优缺点分析

这套规则通过符号将元数据（Metadata）直接嵌入文件名，极大地提高了文件的可搜索性和自解释性。

优点：

• 排序友好： 以 YYYYMMDD 开头，确保文件在文件夹中永远按时间顺序排列，解决了“修改时间”属性容易丢失的问题。
• 视觉分隔清晰： 使用 _（下划线）、#、@、& 等特殊符号作为分隔符，人眼扫描时能快速区分“这是标签”还是“这是相关人”，比单纯使用横杠 - 更具辨识度。
• 信息密度极高： 即使不打开文件，也能通过文件名知道文件的版本、涉及人员和备注状态。

潜在风险（建议留意）：

• 文件名过长： 如果标签和备注较多，文件名容易超过 50-60 个字符。虽然现代操作系统支持 255 个字符，但在某些网盘同步、移动端查看或压缩解压时可能会截断或报错。
• 符号兼容性：
  • # 和 & 在某些编程环境或命令行（Command Line）中具有特殊含义。
  • 如果您的文件需要上传到旧版 SharePoint、某些 Web 服务器或通过 URL 分享，这些符号可能会被转义（例如 # 变成 %23），导致链接失效或乱码。
  • 建议： 如果仅在本地（Windows/macOS）使用，这套规则完全没问题；如果需要频繁跨平台网络共享，需谨慎使用 # 和 &。

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📥 等待输入：请提供文件信息

您在提示词末尾提到“请根据以下文件信息，生成一个或多个推荐的新文件名”，但您尚未提供具体的文件信息。

为了向您演示我已完全理解您的规则，我先基于您的规则构造了两个模拟案例。

✅ 模拟演示（确认我对规则的理解）

模拟输入 1：

• 时间：2023年10月27日
• 类型：会议纪要
• 内容：关于Q4季度营销预算的讨论
• 版本：1.0版
• 标签：财务、市场部
• 人物：王经理
• 备注：待审批
• 格式：Word文档

模拟输出 1： 20231027_会议纪要_Q4季度营销预算讨论_v1.0#财务#市场部@王经理&待审批.docx

模拟输入 2（信息不全）：

• 时间：今天（假设是20231216）
• 类型：草稿
• 内容：年终总结
• 格式：PPT

模拟输出 2： 20231216_草稿_年终总结.pptx (注：根据规则，省略了版本、标签、人物和备注)

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请在下方回复您需要重命名的文件信息（可以直接粘贴文本、混乱的文件名或描述），我将立即为您生成符合您规则的新文件名。

Prompt:

是的，你只要知道我的这套命名规则就行。现在我的疑惑或者说困惑在于文件类型上，比如说我举例的会议纪要、实验报告等都好理解，然后门票一类的应该是属于票据对吧，那么一个人生活会遇到各种文件，对于这个文件的类型上，肯定需要一个相对规范的标准（或分类）对吧，你觉得呢

Response:

Thinking:

Thinking:

Revising Type Field

I’ve been wrestling with the “Document Type” field. While the overall naming convention pleases the user, the core challenge lies in refining the 文档类型 component. I’m focusing on how to better classify and categorize documents within this existing structure. The goal is to make it both descriptive and user-friendly. I’m considering various approaches to ensure the suggested response directly addresses the user’s specific concern with the type.

Analyzing User’s Needs

Now, I’m focusing on the challenges of personal document types. The user desires a system for personal files, aiming for consistency. The core dilemma lies in the varied nature of personal documents. I’m wrestling with balancing the need for broadness and specificity. I’m exploring the nuances of trying to create a meaningful taxonomy, steering clear of overly rigid structures or overly granular detail. This feels like a Goldilocks challenge.

Refining Document Taxonomy

I’m now diving into the specifics of organizing personal documents, building upon the user’s desire for consistency. I’m brainstorming potential categories and sub-categories to create a meaningful taxonomy, aiming for a balance between descriptive depth and user-friendliness. I’m exploring various organizational strategies: action-based approaches (verbs), domain-based grouping (nouns), and a hybrid model with controlled vocabularies. This evolution is driven by the goal of enabling the user to intuitively find any document they need.

Defining Edge Cases

I’m now grappling with the edge cases of document types, particularly the “Receipt” versus “Invoice” dilemma. The core of my current focus lies in how to handle ambiguous files. I am refining the proposed classification framework to address how to categorize a “Ticket.” I am trying to resolve how to classify it: As a “Receipt” for reimbursement or as a “Travel Doc” for entry? This requires careful wording and specific examples to guide users.

Defining “Ticket” Category

I’m now classifying “Tickets” (门票), drawing a clear distinction between proof of payment and proof of entitlement. The user’s desire for succinct keywords necessitates concise labels; I’m opting for “发票” instead of the lengthy “增值税普通发票.” This requires careful consideration to maintain usability. I’m focusing on “门票” as a Life/Usage document.

你说得非常对。“文档类型”字段确实是文件命名中最难标准化，也最容易混乱的地方。

如果这个字段随心所欲地写（今天写“发票”，明天写“收据”，后天写“凭证”），不仅搜索时很难过滤，时间久了文件系统就会变得杂乱无章。

针对个人生活和工作中遇到的各种文件，我建议建立一个**“控制词表”（Controlled Vocabulary）**。也就是说，人为地规定一套有限的、固定的词汇库，强制自己只能从这里面选，而不能临时创造。

为了解决你提到的“门票”、“票据”等分类困惑，我为你整理了一套高通用性的分类标准，供你参考：

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🗂️ 推荐的“文档类型”控制词表

为了保持文件名简洁，建议“文档类型”尽量控制在 2-4 个汉字以内。我将常见的个人文件分为五大核心维度：

1. 💰 凭证与财务类 (最有用的分类)

这类文件通常涉及金钱往来，用于报销、记账或售后维权。

• 发票：正式的税务发票（电子发票）。
• 小票：超市、餐厅的收银条（非正式发票）。
• 账单：信用卡月结单、水电煤气缴费单。
• 保单：保险合同或保险凭证。
• 回执：转账成功的截图、银行回单。
  • 关于你的疑惑： “门票” 如果是为了报销，可以归为“发票”或“凭证”；但如果它是为了入场（比如迪士尼门票、电影票根）作为纪念，建议单独归为下面的“生活类”。

2. ⚖️ 法务与身份类 (最重要，不能丢)

这类文件具有法律效力，通常需要长期存档。

• 证件：身份证、护照、驾照的扫描件。
• 合同：劳动合同、租房合同、装修合同。
• 协议：保密协议、补充协议（比合同轻量）。
• 证书：毕业证、学位证、职业资格证。
• 公文：政府或公司下发的红头文件、通知。

3. 📝 思考与产出类 (你的主要工作/创作)

这是你主动创造的内容。

• 方案：策划案、设计稿、技术方案。
• 纪要：会议记录、沟通记录。
• 报告：实验报告、周报、月报、体检报告。
• 文稿：文章草稿、演讲稿、剧本。
• 笔记：读书笔记、课程笔记、随手记。

4. 📚 资料与输入类 (外部获取的信息)

这是别人创造的，你保存下来用于学习或参考的。

• 教程：操作手册、How-to 指南。
• 研报：行业研究报告、白皮书（通常是 PDF）。
• 书籍：电子书（ePub, Mobi, PDF）。
• 说明书：家电、数码产品的产品手册。
• 素材：参考图、模板、字体包。

5. 🎫 生活与事务类 (特定场景)

• 门票：景点门票、演唱会电子票（用于入场或纪念）。
• 行程单：机票行程单、酒店确认单（用于旅行规划）。
• 清单：购物清单、待办事项清单。
• 病历：医院诊断书、处方单。

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💡 如何解决模棱两可的情况？

你肯定会遇到一些文件，不知道该算哪一类。比如“门票”，既像票据，又像生活记录。

我的建议是：根据“你使用它的目的”来命名，而不是根据“它是什么”来命名。

• 场景 A： 你去出差，这张机票行程单是为了报销。
  • 命名建议：..._发票_北京差旅机票... （归入财务类，方便找出来贴票）
• 场景 B： 你去旅游，这张机票是为了做纪念或确认航班时间。
  • 命名建议：..._行程单_日本旅行机票... （归入生活类，方便回顾）
• 场景 C： 你买了个手机，保留发票是为了保修。
  • 命名建议：..._凭证_iPhone15保修凭证...

🚀 给你的行动建议

你不必一次性背下所有的分类。我建议你采取以下步骤：

1. 新建一个文本文件（如 _Naming_Rules.txt），放在你的根目录下。
2. 复制粘贴上面的分类列表进去。
3. 试运行一周：每当你不知道该叫什么类型时，打开这个表选一个最接近的。
4. 动态调整：如果发现某个类型（比如“门票”）出现的频率特别高，就把它固定下来作为一个标准词。

你觉得按照**“使用目的”**（是为了报销、还是为了纪念、还是为了学习）来划分类型，会不会比单纯按照物体属性划分更清晰一些？

Prompt:

比如说合同，我是填合同还是说具体到劳动合同或租房合同等

Response:

Thinking:

Thinking:

Clarifying Document Types

I’m grappling with the best way to categorize documents, specifically regarding “Document Type.” Should I lean towards a broader term like “Contract,” or get more granular? The goal is efficient organization without overcomplicating things. I’m exploring different approaches to find a balance between specificity and ease of use. I’m thinking about the practical implications for future searches.

Deciding Document Granularity

I’ve been analyzing the trade-offs between broad and specific “Document Type” terms. While broad terms are simpler and better for consistent sorting, they sacrifice immediate detail. Specific terms offer instant clarity but might clutter the system and invite duplication. I am also considering how each approach impacts filename length. Ultimately, I’m trying to optimize for ease of use and long-term organization.

Evaluating Granularity Choices

I’m now zeroing in on the ideal level of detail for “Document Type.” Considering the existing “Core Title” field, I see redundancy if we get too specific in “Type.” A broad term like “Contract” works better, allowing the “Core Title” to provide crucial details. It strikes a good balance for both sorting and information retrieval. The user’s system should be streamlined for consistency.

Optimizing Categorization Hierarchy

I’ve been further refining my approach to document organization. I’m focusing on maintaining rule stability by keeping the “Document Type” field at a high level, such as “Contract.” Specific details like “Labor” should be in the “Core Title” for clarity and consistency. The goal is to make a user’s system easy to manage, with straightforward searching.

针对你的这套命名规则，我的核心建议是：“文档类型”请尽量使用大类（如“合同”），不要使用子类（如“劳动合同”）。

具体的细分内容，应该交给**“核心标题”和“#标签”**去承担。

以下是三个理由以及具体的对比演示，帮助你理解为什么这样做更好：

1. 避免信息重复（DRY原则）

你的规则里已经包含了 核心标题。如果你在类型里写了“劳动合同”，在标题里通常还得写是跟哪家公司的劳动合同，这就造成了语意上的重复。

• ❌ 不推荐（类型太细，显得啰嗦）： 20231216_劳动合同_腾讯入职劳动合同_v1.0.pdf (你会发现“劳动合同”这个词出现了两次，浪费了文件名的长度。)
• ✅ 推荐（大类+具体标题）： 20231216_合同_腾讯入职劳动合同_v1.0.pdf (类型告诉你这是法律文件，标题告诉你这是什么事，分工明确。)

2. 维护“控制词表”的稳定性

如果允许“劳动合同”、“租房合同”、“装修合同”、“借款合同”都作为文档类型，你的类型列表会迅速膨胀，最后变得难以记忆。 保持类型为单纯的**“合同”**，无论你签什么字，闭着眼都知道类型该填什么。

3. 利用“#标签”进行多维度管理

如果未来你想把所有的“租房”相关文件找出来（不仅是合同，可能还有租房的收据、物业费单子），用标签管理会比用类型管理更灵活。

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💡 最佳实践演示

假设你有一份跟房东签的续租合同，建议这样命名：

文件名结构： YYYYMMDD_合同_XX小区房屋租赁续约#房产#租房@房东王先生.pdf

• 文档类型：合同 (固定不变，哪怕是买车合同也是填这个)
• 核心标题：XX小区房屋租赁续约 (这里体现了是“租房合同”)
• 标签：#房产 #租房 (方便以后搜索所有和房子有关的资料)

总结

在你的规则体系下：

• 文档类型 = 文件形式/属性（它是合同、发票、还是报告？——越短越好，越固定越好）
• 核心标题 = 文件内容/主题（它是关于租房、入职、还是实验？——这里才是写“劳动”、“租房”的地方）

所以，只填“合同”两个字，既清爽又高效。

Prompt:

对于文件的存放，我也有自己的管理方式，具体我放到下面了，给你看是想让你根据这些，看上面的文档类型词表要不要丰富下，不管增减，最后都给我完整的词表，谢谢。

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个人文件管理系统大纲 (The Life Archive)

00_Inbox (中转站)

用途: 唯一的临时入口，用于存放所有未经整理的文件。

规则: 定期清空，将文件分发至对应目录。

来源: 下载、截图、微信文件、手机快传。

10_Identity (身份基石)

用途: 存放定义“你是谁”的核心证明文件，变化频率低，重要性极高。

11_Legal (法律证件)

身份证 / 户口本 / 居住证

护照 / 港澳通行证

驾照 / 行驶证

出生证明

电子签名

12_Education (教育背景)

学校 (School) (← 您原来的文件夹)

学位证 / 毕业证

成绩单

学信网截图 / 学术证书

13_Career (职业履历)

个人简历 (所有版本)

劳动合同 / 离职证明

职业资格证书 / 职称评定文件

作品集 (Portfolio)

14_Health (健康档案)

历年体检报告

重要病历 / 诊断证明

疫苗接种记录

保险合同 / 理赔记录

15_Finance (财务信用)

银行卡 / 信用卡信息 (非密码)

社保 / 公积金账号信息

房产 / 车辆所有权证明

重要资产合同 / 个人信用报告

16_Relationships (社会关系)

结婚证 / 离婚证

家庭成员重要证件备份

宠物相关证明 (领养、疫苗)

20_Areas (责任领域)

用途: 管理生活中需要持续关注和维护的方面，没有明确终点。

21_Finance_Mgmt (财务管理)

年度账单 / 报税记录

家庭预算 / 记账数据

投资理财记录 (非交易软件)

22_Health_Mgmt (健康管理)

健身计划 / 饮食记录

减肥研究资料

医疗费用清单

23_Housing_Mgmt (居住管理)

房租 / 房贷合同与记录

物业通知 / 水电燃气账单

24_Career_Dev (职业发展)

年度述职 / OKR / KPI

工作中的通用学习笔记

行业动态 / 竞品分析

25_Family_Life (家庭生活)

子女教育资料

家庭共同旅行计划

家庭设备说明书 / 保修卡

30_Projects (行动项目)

用途: 存放有明确目标和起止日期的事情，是日常的“工作台”。

31_Work (主要工作)

海拓 (Haituo) (← 您原来的文件夹)

32_Side_Hustle (副业)

Sage_Studio (← 您原来的文件夹)

33_Personal (个人项目)

Code: 个人编程项目

Writing: 写作计划、文章草稿

Learning: 专项学习 (如“学习Python编程_2025”)

Travel: 具体旅行策划 (如“策划2026年日本旅行”)

Events: 个人活动策划 (如“组织朋友聚会”)

40_Knowledge (知识金库)

用途: 构建个人“第二大脑”，存放有价值的参考资料和学习资源。

41_Reading (阅读收藏)

电子书库

文章剪藏 (Web Clips)

读书摘要 / 听书笔记

42_Courses (课程资料)

在线课程讲义 / 视频

线下培训材料

43_Topics (主题研究)

心理学 / 哲学 / 历史

投资理财 / 市场分析

烹饪 / 摄影 / 任何爱好

44_Templates_Tools (模板工具)

简历模板 / PPT模板

常用代码片段 (Snippets)

Excel效率模板

50_Assets (数字资产)

用途: 存放原创或拥有的、具有情感或财产价值的数字媒体文件。

51_Media (影音媒体)

照片 (Photos) (← 按 YYYY/MM-事件 组织)

视频 (Videos) (← 同上)

音乐 (Music)

影视 (Movies_TV)

52_Creations (个人作品)

Journal (日记)

Artwork (艺术创作): 绘画、设计稿

Volunteer (公益记录): 活动照片、感想

53_Software_Backup (软件与备份)

应用 (Apps) (← 您原来的文件夹)

软件许可证 / 购买凭证

聊天记录备份

99_Archive (历史档案馆)

用途: 系统的终点站，存放所有已完成、失效但需保留的文件。

规则: 只进不出，保持原始结构。

示例:

Projects/Work/已完成的项目A

Areas/Housing/2020-2023_XX小区租房记录

Response:

Thinking:

Thinking:

Finalizing the Document Types

I’m now zeroing in on the essence of the user’s request: defining and solidifying the “Document Type” control list for file naming. The core input is under analysis. The focus has sharpened, pushing toward a well-defined and finalized list. Further steps involve unpacking the provided context to extract the critical pieces of information for the final list. I feel closer to a concrete solution.

Delving Deeper into Structure

I’m now deeply immersed in the user’s directory structure (The Life Archive), a system built on P.A.R.A. principles. My aim is to craft a “Document Type” list that complements this existing structure rather than duplicating it. The user requires a comprehensive list that considers this context. I’m now identifying core document classifications like “证件” (ID/License) and “证书” (Certificate) as the user would expect. It is crucial to pinpoint nuanced distinctions, for example differentiating between a “Scan” or “Screenshot” in relation to photos, rather than just having “Photo”. This is to make sure this system is easy to add to or use.

Refining Classification Categories

I’m presently focused on differentiating various document types within “Finance” and “Health” for comprehensive organization. Considering the user’s specific areas, like “20_Areas” and “30_Projects”, I’m refining categories. “Account” may be just a note. I’m exploring specific categories: “Resume”, “Contract”, “Bill”, “Tax”, “Report”, “Medical Record”, “Statement”, “Plan”, “Log”, and “Manual”. I also recognize the need for distinct classifications like “Proposal”, “Minutes”, “Draft”, “Asset”, “Code”, and “Review” for Projects.

Categorizing Digital Artifacts

I’ve just expanded my document classification efforts to include digital artifacts, specifically focusing on files from e-books and courses. I’m now incorporating categories for “书籍” (Books), “文章” (Articles), and “课件” (Slides/Courseware). I’m also including “模板” (Template) to aid in filing. I am considering these categories in the context of file naming conventions that are concise, with the goal of brevity in the “Document Type” field. I’m moving toward the final list.

Defining Output Categories

I’m now focusing on categorizing work-related documents. I’m exploring the nuances between “方案” (Proposals/Plans), “报告” (Reports/Results), “纪要” (Meeting Minutes), and “文稿” (Drafts/Articles). I’m considering if “票据” (Receipts/Bills) should be kept broadly or separated. The distinction between “简历” (Resumes) and other document types is solidifying. The objective is clarity and distinct categorization.

Adding Specifics to Categories

I’ve just added several document types to bolster the existing categories. I’m focusing on “Reference & Input” with additions like “教程” (Tutorials) and “论文” (Papers). For “Life & Assets”, I’ve incorporated “说明书” (Manuals), “作品” (Creative works), and “软件” (Installers). I’m also ensuring the list can address the user’s past queries on tickets; reimbursement-related ones are filed as “发票” (Finance), while sentimental tickets are categorized as “留” (Memorabilia) under “Living”. I am also trying to differentiate between raw data and diagnosis, with “病历” (Medical records) now distinct from reports. This is for complete coverage.

Finalizing Naming Conventions

I am now focusing on refining the file naming rules, specifically for media assets. I decided that naming convention needs to be distinct from raw media. For media, the file system itself offers enough information. Instead, I am adding a “票根” category. I am also planning a structure for the final output that will map to the user’s directories and add value. I will add a “universal/common” section to aid user adoption.

Formulating the Categorization

I’m now consolidating the Document Type list into a final structure. I’ve broken it into four main categories: “Evidence”, “Output”, “Reference”, and “Record”. These categories will mirror the user’s existing organizational system. I’m focusing on providing specific file naming examples. I’ll provide examples for tricky folders. The next action will be to ask the user to rename a complex file and offer feedback. I’m aiming for practical application in the system.

你的这套文件管理系统（The Life Archive）非常出色！它融合了 PARA（Projects, Areas, Resources, Archives）和 JD（Johnny Decimal）分类法的精髓，且针对个人生活做了极好的本地化适配。

看完你的目录结构，我发现之前的“通用文档类型”确实不够用了。例如，你的 10_Identity 和 50_Assets 包含了一些极其特殊的强类型文件。

针对你的目录结构，我为你重新梳理了一份深度定制的“文档类型”控制词表。

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🗂️ 适配“The Life Archive”的文档类型控制词表

为了方便记忆，我将文档类型与你的一级目录进行映射。请注意，类型是对文件属性的定义，而不是目录的重复（例如目录叫“合同”，类型依然填“合同”）。

1. 对应 10_Identity (身份与法律) & 15_Finance (财务)

这里的文件通常是“铁证”，要求严谨。

文档类型	适用场景	示例文件名
证件	身份证、护照、驾照、营业执照	20231001_证件_身份证正面_张三.jpg
证书	毕业证、学位证、职业资格证、获奖证书	20220620_证书_PMP项目管理认证.pdf
合同	劳动合同、房产买卖、保险合同、租房合同	20240101_合同_房屋租赁续约#房产.pdf
档案	社保记录、出生证明、户口页、公积金明细	20231201_档案_个人征信报告.pdf
资产	房产证、行驶证、股权证明	20200520_资产_不动产权证书_XX小区.pdf

2. 对应 20_Areas (责任领域) & 14_Health (健康)

这里主要是维持生活运转的记录和单据。

文档类型	适用场景	示例文件名
账单	信用卡月结单、水电煤单、物业费单	20231101_账单_招商银行信用卡10月账单.pdf
发票	用于报销或保修的正式税务发票	20231215_发票_购买MacBookPro#保修.pdf
病历	诊断书、处方单、出院小结	20230910_病历_牙科复诊记录@市医院.jpg
报告	体检报告、验血报告、车辆检测报告	20231001_报告_年度全面体检报告@爱康国宾.pdf
说明书	家电、数码产品的使用手册	20231111_说明书_索尼电视X90L.pdf

3. 对应 30_Projects (行动项目) & 13_Career (职业)

这里是你主动创造的内容，产出物最多。

文档类型	适用场景	示例文件名
方案	策划案、设计方案、实施计划	20240201_方案_春节营销活动策划_v1.0.docx
纪要	会议记录、沟通备忘录	20231216_纪要_项目启动会沟通记录.docx
汇报	周报、月报、述职报告、PPT演示稿	20231215_汇报_Q4季度工作总结.pptx
文稿	文章、剧本、演讲稿、代码说明	20231220_文稿_公众号推文草稿_AI未来.md
简历	各种版本的个人简历	20240101_简历_中文版_产品经理岗_v2.pdf

4. 对应 40_Knowledge (知识金库)

这里是外部输入的资料。

文档类型	适用场景	示例文件名
书籍	电子书 (PDF/EPUB)	20200101_书籍_纳瓦尔宝典.pdf
研报	行业报告、白皮书、论文	20230801_研报_AIGC行业发展研究报告@中金.pdf
教程	操作指南、攻略、How-to	20231201_教程_Python环境配置指南.md
课件	课程PPT、讲义、大纲	20231105_课件_经济学原理_第3课.pdf
笔记	读书笔记、听课笔记、摘录	20231210_笔记_埃隆马斯克传读后感.md
模板	简历模板、Excel图表模板	20230101_模板_极简风PPT模板.pptx

5. 对应 50_Assets (数字资产) & 生活杂项

解决你之前关于“门票”的困惑。

文档类型	适用场景	示例文件名
作品	你的摄影作品、画作、设计源文件	20230501_作品_黄山日出修图后.psd
门票	演唱会门票、景点门票 (未核销/纪念用)	20240501_门票_周杰伦演唱会入场券.pdf
行程	机票行程单、酒店确认单 (非报销用)	20240210_行程_东京往返机票行程单.pdf
软件	安装包、固件	20231201_软件_Office2021安装包.iso
配置	序列号、配置文件、字体包	20231201_配置_Windows激活密钥.txt

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✂️ 如何做减法？（极简版建议）

如果觉得上面的表太长，我建议你死记这 8 个核心词，它们能覆盖 90% 的情况：

1. 合同（凡是签字画押的）
2. 证件（证明身份资格的）
3. 账单（要付钱或已付钱的单据）
4. 方案（你要做的事情规划）
5. 资料（泛指所有参考书、研报、说明书）
6. 记录（会议纪要、流水、日志）
7. 作品（照片、设计稿、文章）
8. 软件（安装包）

💡 特别提示

针对你的 00_Inbox 文件夹，我有一个小建议： 由于 Inbox 是临时存放，文件可能很杂。在 Inbox 里不要急着改名，而是当你把文件从 Inbox 移动到具体文件夹（比如移入 11_Legal）的那一刻，再按照上述规则重命名。这样能减少你的认知负担。

这一版“文档类型”词表是否覆盖了你目前系统中的所有主要场景？如果有哪个文件你觉得很难归类，可以发给我，我来裁定。

Prompt:

我觉得你说的大类很对，避免了膨胀，那么对于我已经命名好的文件怎么办呢，是进行变动，从现在开始按照新的词表执行，还是说对老文件也重新命名下

Response:

Thinking:

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Revisiting File Structures

I’ve been examining the user’s very structured file system, and it’s quite impressive. Specifically, I’m focusing on the YYYYMMDD_Type_Title naming format they’ve established. Currently, I’m digging into their existing file structure to identify areas for potential improvement or to suggest useful additions, considering the user’s rigorous standards. My goal is to recommend the most suitable enhancement that aligns perfectly with their existing setup.

Assessing the Trade-Offs

I’m currently wrestling with the implications of the “Broad Categories” approach for file naming. The user’s system is clean, but the legacy files, using older naming conventions, are the complicating factor. I’m weighing whether to rename the existing files for full consistency (Option A), or adopt a forward-only approach, which would minimize effort (Option B). I’m focusing on the trade-offs: time, risk of broken links, and search complexity. The solution will likely involve a blend of practicality and future-proofing.

Devising a Pragmatic Solution

I’m now zeroing in on a hybrid, on-demand approach, weighing it against the alternatives. This Option C, or the “Agile” path, feels right. I’m focusing on the trade-offs of effort and consistency. Essentially, the goal is to enhance the existing structure without causing a major disruption. I’m building out a response that balances practicality with the user’s need for a functional, sustainable system. I’m thinking of this approach as the “Gemini” solution — prioritizing efficiency over perfection.

Proposing Practical Tactics

I’m solidifying the “Boy Scout Rule” approach: rename files only when opened. Prioritizing high-value folders for mass renaming adds a layer of efficiency. I’m carefully detailing the potential technical risks of breaking links and noting the importance of considering the user’s specific workflow. I’m exploring practical tools, but keeping them as optional extras. I’m aiming for an empathetic, practical, and structured tone, making sure I address the question directly and referencing their specific system for a tailored solution.

这是一个非常经典的个人知识管理（PKM）陷阱。很多完美主义者（包括以前的我）都会陷入“重构地狱”：为了追求格式统一，花整个周末去重命名几千个老文件，结果精疲力竭，最后放弃了整个系统。

我的核心建议是：采取“新人新办法，老人老办法” + “童子军法则”的混合策略。

绝对不要一次性把所有老文件都重命名。理由如下：

1. 链接失效风险： 如果你在 Notion、Obsidian 或 Excel 中建立了指向这些本地文件的超链接，重命名会导致链接全部断裂。
2. 边际效益递减： 那些 3 年前存档的“参考资料”，你可能永远都不会再打开。花时间整理垃圾，没有任何产出。

建议按照以下三个层级执行：

1. 🛑 截止线策略（Cut-off Point）

从今天（此刻）开始，所有新创建或新下载的文件，严格执行新标准。 对于过去的文件，只要它们还在那里躺着不动，就不要去管它。哪怕它们叫 新建文本文档 (2).txt，只要你不去用它，它就不可怕。

2. ⛺ 童子军法则（The Boy Scout Rule）

这是编程界的一条名言：“离开营地时，要比你发现它时更干净。”

规则： 当你需要使用、打开、复制或分享某个旧文件时，顺手把它重命名为新格式。

• 场景： 你今天要找一份去年的合同复印。
• 动作： 找到文件 → 打开确认内容 → 关闭文件 → 按新规则重命名 → 完成任务。
• 效果： 随着时间推移，那些真正“活的”、有价值的文件会自动被迁移到新标准下；而无用的死文件则保留原样，自然沉底。

3. 🎯 高价值区定点爆破（High-Value Only）

根据你的《The Life Archive》系统，只有极少数文件夹值得你手动去“清洗”一遍。建议只对以下两个目录进行全量重命名，因为它们文件少、重要性高、且不仅是为了机器搜索，更是为了人眼查看：

• 10_Identity (身份基石)
  • 这里的证件、证书是你人生的核心资产。花半小时把这里几十个文件统一成标准格式（如 证件、证书），看着心里踏实，找起来也快。
• 11_Legal (法律证件) & 15_Finance 中的关键合同
  • 涉及房产、劳动合同的文件。

至于其他文件夹：

• 00_Inbox：清空它，分发时顺手改名。
• 40_Knowledge：千万别动！这里可能有成千上万个电子书或素材，改名是无底洞。
• 99_Archive：绝对不要动。归档的意义就是“封存历史”，保留当时的样子即可。

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💡 总结建议

不要为了“整齐”而整理，要为了“好找”而整理。

现在的你可以这样做：

1. 心态上： 接受文件系统里有一段“过渡期”，新旧格式共存是正常的。
2. 行动上： 盯着 10_Identity 这个文件夹，把它整理得漂漂亮亮，作为新规则的“样板间”。其他的，随缘即可。

你觉得先拿 10_Identity 文件夹练练手，把里面的证件都统一一下，这个工作量你能接受吗？